Steve Jobs và SpaceX tiết lộ số lượng người nên có trong một cuộc họp – nó có thể không như bạn nghĩ

Quy tắc vàng của việc nên có tối đa tám người tham gia trong một cuộc họp đã quá lỗi thời. Tại sao nó đang bóp nghẹt sự sáng tạo của doanh nghiệp?

Các cuộc họp kéo dài mà không có kết quả hoặc rất mất thời gian của nhiều người là một kết quả thường thấy khi có quá nhiều người tham gia, hoặc tệ hơn, quá nhiều người tham dự thụ động và không đủ người tham dự tích cực.

Lý thuyết về các nhóm nhỏ hơn để sáng tạo hơn và nhóm lớn hơn để tăng năng suất nhiều hơn không phải là mới. Steve Jobs là người ủng hộ cho các cuộc họp với các nhóm nhỏ.

Tuy nhiên, vẫn còn không ít các doanh nghiệp vẫn đang phải vật lộn để thực hiện phương pháp đơn giản này.

Bản chất con người là thích được nhiều hơn. Về mặt tâm lý, bất cứ thứ gì ít hơn đều có thể bị cảm thấy là thiếu thốn hơn.

Nhưng khi nói đến sự đổi mới, sự dư thừa của những người tham gia thường sẽ dẫn đến sự thiếu sáng tạo và không mang lại kết quả.

Một cuộc họp kéo dài một giờ với tám người tức là chỉ có bảy phút rưỡi cho mỗi người. Và nếu cuộc họp đó chỉ kéo dài 30 phút, thì mỗi người tham gia chỉ có khoảng ba phút rưỡi.

Vì vậy, về cơ bản, bạn càng có nhiều người trong một cuộc họp, bạn càng làm loãng thời gian của mỗi người tham gia.

Đối với một công ty khởi nghiệp, đổi mới và hợp tác là điều tối quan trọng. Một cuộc họp đông đúc không chỉ dẫn đến ít khả năng sáng tạo, động não và ra ý tưởng hơn, mà còn ít có khả năng được ra quyết định hơn và thậm chí là còn có ít động lực hơn.

Người sáng tạo họ có ý tưởng và họ muốn được lắng nghe, nhưng nếu mọi cuộc họp đều bỏ lỡ những cơ hội để chia sẻ các ý tưởng – hoặc sự ra đời của một ý tưởng mới – thì đội nhóm hay cả sếp của bạn đều có thể tỏ ra không hài lòng.

Những ý tưởng tuyệt vời chỉ trở nên được truyền cảm hứng khi mọi người cảm thấy như thể họ có thể được lắng nghe và có khả năng được theo đuổi nhất.

Mặc dù tất cả mọi người trong nhóm đều có lý do và do đó họ cần một chỗ ngồi trong cuộc họp, nhưng nếu họ tham gia ‘chỉ để có mặt’ thì đó không phải là cách để xây dựng và phát triển sự hợp tác.

Trong khi việc Steve Jobs đảm nhận vai trò của những người tham gia cần thiết trong một cuộc họp có vẻ khắc nghiệt, nhưng có một sự khác biệt lớn giữa việc nắm giữ một vai trò cần thiết trong một cuộc họp cụ thể với một vai trò cần thiết trong một đội nhóm cụ thể.

Ví dụ như Dragon Crew-1 của SpaceX. Trong khi con tàu vũ trụ này có sức chứa tám người, nó chỉ hoạt động với một nửa công suất, tức chỉ với bốn phi hành gia tham gia.

Điều này xảy ra không phải là vì SpaceX đang thiếu nguồn nhân lực để lấp đầy những chiếc ghế trống đó, mà vì những người không cần thiết cho nhiệm vụ thì không cần tham gia.

Và mặc dù chỉ có bốn phi hành gia cần thiết trên tàu, nhưng toàn bộ nhiệm vụ đó, có sự tham gia của hàng chục thành viên cần thiết khác trong nhóm SpaceX.

Mặc dù quy mô của các cuộc họp phù hợp sẽ phụ thuộc vào đội nhóm của bạn, mục tiêu và doanh nghiệp của bạn, nhưng hãy tận dụng tối đa các cuộc họp sáng tạo của bạn bằng cách giới hạn số lượng người tham gia để đảm bảo mọi người trong cuộc họp thực sự là một người tham gia chủ động chứ không phải là khán giả.

Nó không nhất thiết phải là con số tám, tuy nhiên, ít hơn luôn tốt hơn.

Trong tất cả các cuộc họp bạn nên cung cấp cho nhân viên của bạn đủ không gian để khởi động cho sự sáng tạo của họ, tận dụng các ý kiến của họ thay vì chỉ ngồi nghe.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Nam Nguyen