Quản trị Sếp (managing up) là gì? Nhân viên có thể áp dụng ra sao

Cách quản lý trước giờ thường chỉ có một chiều từ cấp trên xuống dễ hình thành sự áp đặt, nếu có thêm việc quản trị sếp từ cấp dưới lên sẽ tạo ra một thế cân bằng giúp cả hai hiểu nhau hơn để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Theo HBR, quản trị sếp là bạn sẽ trở thành một nhân viên có ích nhất có thể, tạo giá trị cho chính bạn cũng như cho sếp và công ty.

Cụ thể bạn sẽ:

• Hiểu sếp muốn bạn làm gì và cách sếp sẽ đánh giá hiệu quả làm việc của bạn như thế nào.
• Quản lý sự kỳ vọng của sếp.
• Phát triển cách thức giao tiếp, phản hồi và phong cách làm việc phù hợp với cả hai.
• Thường xuyên kiểm tra để hiểu cách bạn có thể tiếp tục tiến bộ.

Quản trị sếp cho đến nay vẫn còn tạo nhiều bàn luận trái chiều trên mạng xã hội. Một kênh Tiktok cho rằng quản trị sếp không nằm trong phần việc của chúng ta. Có những trường hợp nên tìm những giải pháp khác phù hợp hơn thay vì thêm việc vào người, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.

Lúc nào chúng ta nên áp dụng “quản trị sếp”?

Tờ Fortune đã chia sẻ rằng chúng ta nên áp dụng quản trị sếp tuỳ thuộc vào mục tiêu của bạn là gì và người lãnh đạo hiện tại là ai. Đừng quá lo ngại bạn sẽ trở thành một kẻ nịnh hót hay tự kiêu, vì nếu quản trị sếp xuất phát từ mong muốn cải thiện hiệu suất công việc và trở thành một nhân viên có ích hơn thì khả năng cao bạn sẽ lưu lại ấn tượng tốt trong mắt sếp.

Đặc biệt nếu bạn là một nhân viên mới hoặc đang trong giai đoạn chuyển mình cho đợt tăng lương thì điều này càng có lợi hơn. Hay khi công ty có nhiều dự án lớn và bạn gặp phải khó khăn trong công việc, thì có thể sếp cũng đang đối diện với những vấn đề tương tự, hãy chia sẻ để cùng tìm ra giải pháp tốt nhất.

Tuy nhiên không phải người sếp nào cũng cởi mở và chấp thuận với việc cấp dưới quản trị sếp. Theo HBR, bạn sẽ phải đối diện với nhiều kiểu cấp trên và với mỗi kiểu người thì bạn cần linh hoạt lựa chọn cách thức giao tiếp cho phù hợp. Hãy cân nhắc cẩn thận khi sếp của bạn là:

• Người mới hoàn toàn bạn chưa từng gặp gỡ.
• Người bạn không có cơ hội gặp mặt trực tiếp vì hai người làm ở hai địa điểm khác nhau.
• Người thiếu tự tin về bản thân, hay dè chừng với những đề xuất của nhân viên, sợ bị vượt mặt.
• Người tỏ ra biết tuốt quá bảo thủ hoặc ngược lại quá thiếu chính kiến.
• Người xoay như chong chóng, nay ý kiến này, mai suy nghĩ khác.
• Người để cho nhân viên tự quyết định.
• Người thiếu hụt kiến thức chuyên môn.
• Thành viên của ban hội đồng quản trị.

Ngoài ra, nếu công ty bạn có văn hoá đề cao quy cách, vai vế thì những hành động như managing up dù vẫn đóng góp cho lợi ích chung của công ty nhưng đôi khi sẽ không phù hợp.

Áp dụng “quản trị sếp” như thế nào?

Đầu tiên, đừng chỉ thui thủi làm việc của mình, hãy học cách truyền tải và cập nhật cho sếp về những khó khăn lẫn kết quả trong từng chặng nhỏ của tiến trình làm việc. Các sếp sẽ muốn biết rõ về thực trạng của dự án chứ không phải số giờ hoàn thành hay những thông tin nhỏ nhặt không liên quan.

Việc này cũng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt về khả năng của bản thân một cách không quá phô trương bởi vì không phải lúc nào sếp cũng nắm được hết mức độ đóng góp của một cá nhân.

Kế đến, hãy tìm hiểu cách sếp bạn làm việc từ phong cách lãnh đạo, cách thức giao tiếp, cho đến tiêu chí đánh giá chất lượng và thường đưa ra nhận xét như thế nào, sếp cần giúp đỡ ở đâu. Nếu sếp bạn thích những email báo cáo chi tiết, thì một cuộc gọi điện thoại sẽ dễ gây ra phiền nhiễu.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động chia sẻ về những mong muốn, dự định phát triển, những thay đổi bạn thấy cần thiết để sếp có thể hiểu rõ hơn về định hướng cũng như điểm mạnh, điểm yếu của bạn và cách bạn có thể hỗ trợ cho sếp tốt nhất.

Đồng thời, hãy quản lý thời gian một cách hiệu quả, bắt đầu bằng chuyện hoàn thành những đầu việc theo thứ tự khẩn cấp, quan trọng và chừa ra một khoảng thời gian trống cho những việc đột xuất. Chia sẻ với sếp về lịch trình của mình để sếp có thể điều chỉnh thời điểm giao việc cho bạn hợp lý hơn.

Và ngược lại, đề xuất tăng lương hay nộp báo cáo cũng phải cho sếp thời gian giải quyết. Không ai thích bị bắt phải đưa ra quyết định ngay khi vừa mới được hỏi cả.

Một ví dụ áp dụng thành công quản trị sếp trong thưc tế là Andrew Yeung, hiện đang làm Global Product Lead tại Google, anh đã chia sẻ cách bí quyết này giúp mình thăng tiến nhanh tại các tập đoàn lớn như Meta, Google. Anh gọi tên nó là eat the frog (tạm dịch: ăn con ếch đó), nghĩa là xác định công việc mà cấp trên không thích và làm tốt nó.

• Bước 1 – Tăng năng suất và rút ngắn thời gian cho những công việc hiện tại: Andrew từng phải thuyết trình hằng ngày. Một bài thuyết trình thường được chuẩn bị trong 20 tiếng, nhưng sau đó anh đã cố gắng giảm dần thời gian xuống còn 5 tiếng, với chất lượng vẫn giữ nguyên.
• Bước 2 – Xác định các nhiệm vụ mà người quản lý của bạn không thích: Trong một quy trình bất kỳ, đa số mọi người sẽ muốn làm những phần việc “long lanh” hơn như sáng tạo, thiết kế sản phẩm. Nhưng Andrew đã xung phong nhận những phần việc còn lại từ sếp như điều phối và giám sát hoạt động.
• Bước 3 – Học cách thực hiện những nhiệm vụ đó: Đặt câu hỏi, theo dõi người khác và đọc tài liệu để tìm hiểu cách giải quyết nhiệm vụ cụ thể. Sau khi hoàn thành, Andrew hệ thống lại từng bước cụ thể và ghi chúng vào sổ tay.
• Bước 4 – Tới lúc tỏa sáng: Andrew áp dụng những gì mình học được để hoàn thành công việc, qua một vài dự án anh dần tạo dựng được danh tiếng cho mình và bước lên vị trí trưởng nhóm sản phẩm toàn cầu.

Ban đầu, có thể thật khó để mường tượng khi bạn được tuyển vào với vị trí nhân viên là những người nằm dưới sự quản lý nhưng giờ lại quản lý luôn cả sếp của mình. Tuy nhiên, như bạn đã tìm hiểu suốt bài viết này, quản trị sếp không phải chuyện gì quá đao to búa lớn, nó đơn giản là một kỹ năng cần thiết đáng để thử và giúp công việc của bạn dễ thở hơn.

Special Offer từ MarketingTrips:

• Tham khảo giải pháp Agency Listing từ MarketingTrips: Agency Networks
• Đăng bài không giới hạn trên MarketingTrips với chi phí chỉ bằng 1 bài đăng (Booking): Content Partner
• Đăng ký (dành cho Agency): Sign up

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer của MarketingTrips (Trang tin tức trực tuyến về Marketing, Digital Marketing, Thương hiệu, Quảng cáo và Kinh doanh) để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: We’re Marketer