Hành trình Management Trainee #3

Trở thành Management Trainee (MT) – Quản trị viên Tập sự tại các công ty lớn, các tập đoàn đa quốc gia không phải là đích đến, mà là khởi đầu của một hành trình đầy thử thách.

• Hành trình Management Trainee #1
• Hành trình Management Trainee #2

Không màu hồng, không dễ chịu, nhiều đánh đổi, nhiều áp lực, thay đổi công việc liên tục, là cách mà các công ty đào tạo những “nhà lãnh đạo trẻ tương lai”. Hành trình ấy sẽ không có sự chăm bẵm, ưu ái hay mặc nhiên “được làm sếp” như nhiều bạn thường ngộ nhận.

Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi “phải làm sao để đậu MT”, chúng tôi viết loạt bài này để mang đến cho các bạn trẻ cái nhìn rõ ràng hơn, đời thật hơn, về những gì một bạn MT phải trải qua, và để “tốt nghiệp MT” thành công, thì cần những tố chất gì.

Có thể khi đọc xong, bạn sẽ tự đặt câu hỏi cho bản thân mình: Liệu tôi có còn MUỐN thi MT nữa không? Với những tố chất hiện tại, liệu MT có phải là con đường tôi NÊN đi hay không? Khi đó, bạn sẽ có cái nhìn và cách tiếp cận đúng hơn khi lựa chọn thi MT.

Nhân vật tiếp theo của chuyên mục “Hành trình Management Trainee” là bạn Lưu Hồng Phúc, hiện đang là HR Business Partner tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage. Phúc đã trải qua con đường MT Nhân sự (HR) cách đây 3 năm với nhiều câu chuyện, những lựa chọn khó khăn cần cân nhắc qua mỗi chặng đường.

* Cảm ơn Phúc đã nhận lời chia sẻ về trải nghiệm cá nhân trong thời gian là MT tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage. Trước hết, bạn có thể kể về giai đoạn đầu tiên của hành trình này không?

Cảm ơn Brands Vietnam đã tạo cơ hội để Phúc chia sẻ về những trải nghiệm của mình. Thực ra, hành trình của Phúc bắt đầu với vị trí MT Sales chứ không phải MT Nhân sự. Lúc đăng kí nguyện vọng các phòng ban, Phúc chọn ưu tiên 1 là Nhân sự, ưu tiên 2 là Sales. Nhưng sau vòng đánh giá cuối cùng, qua quá trình thử thách cũng như phỏng vấn trao đổi với các anh, chị Nhân sự, Phúc được đánh giá phù hợp với Sales hơn.

Khoảng thời gian làm MT của Phúc tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage bắt đầu bằng 2 tuần đầu tiên làm quen với văn hóa công ty. Sau đó đến 6 tuần đi thị trường, nhằm quan sát cũng như học hỏi cách đội ngũ Sales làm việc. Thời gian này, hầu như Phúc không đến văn phòng công ty mà mỗi ngày đều đến thẳng nhà phân phối, đi cùng các anh, chị nhân viên bán hàng đến các điểm tạp hóa ở quận 1 và quận Tân Phú liên tục như vậy từ sáng đến chiều. Sau đó, Phúc tiếp tục đi cùng các anh, chị nhân viên Kênh Khách hàng trọng yếu (Key Account Executive) đi khắp các kênh bán hàng chính của Suntory PepsiCo như siêu thị, rạp chiếu phim, nhà hàng… Trong suốt thời gian này, Phúc cần phải vừa đi vừa quan sát, thu thập các thông tin cần thiết để hoàn thành dự án nhóm. Yêu cầu của dự án này là làm thế nào để cải thiện “Quy trình Chào hàng” hiệu quả hơn. Có những trải nghiệm như vậy, Phúc mới hình dung được rõ ràng nỗi vất vả của các anh bán hàng khi làm việc.

Hết 2 tháng “nhẹ nhàng” đầu tiên thì các bạn MT cùng lứa với Phúc được luân chuyển liên tục qua các phòng ban liên quan trực tiếp đến chuyên môn của mình. Mỗi bạn phải làm việc tại 3 bộ phận trong thời gian từ 4-6 tháng tiếp theo. Thời điểm ấy, Phúc được làm việc tại 3 phòng: Marketing, Finance Planning và Finance Control. Đây là thời gian để các bạn MT hiểu về cách vận hành của phòng ban đó, và bắt đầu có những đóng góp, những nhiệm vụ thực tế đầu tiên. Đối mặt với những trách nhiệm mới buộc Phúc phải liên tục cập nhật kiến thức cũng như kỹ năng để có thể thích nghi tốt và hoàn thành công việc.

Với cá nhân Phúc thì việc luân chuyển qua nhiều phòng ban ở giai đoạn này giúp ích rất nhiều cho giai đoạn làm MT Nhân sự sau này. Bởi từ việc hiểu quy trình làm việc cũng như thấy được những điểm mạnh hay khó khăn của các bộ phận, từ các mối quan hệ xây dựng được trong thời gian này, đã giúp ích cho mình rất nhiều khi phối hợp các phòng ban để đem đến hiệu quả cho các dự án liên quan.

* Những bài học trong 6 tháng đầu tiên này chắc sẽ là hành trang hữu ích cho bạn trong thời gian sau đó. Thử thách tiếp theo của bạn là gì?

Kết thúc thời gian luân chuyển công việc, Phúc quay về phòng Sales với vai trò Key Account Executive (Nhân viên Kênh Khách hàng trọng yếu), phụ trách chính 2 đối tác lớn của Suntory PepsiCo như Lotteria, chuỗi Foodcourt tại các trung tâm thương mại trong đó lớn nhất là FamilyFood, cùng với một vài đối tác khác thuộc nhóm QSR (Quick-served Restaurants). Yêu cầu công việc đòi hỏi team Key Account thường xuyên phải làm việc trực tiếp với các nhân sự cấp cao của đối tác, từ các anh, chị Trưởng ngành hàng, Bộ phận thu mua, đến Ban giám đốc.

Về chuyên môn, mặc dù khi ấy mới ra trường, chưa có kinh nghiệm, nhưng nhờ có sếp hướng dẫn nên Phúc không gặp nhiều khó khăn lắm. Công việc chủ yếu là chuẩn bị các bài thuyết trình liên quan đến chiến lược phát triển ngành hàng ở kênh của đối tác. Bản thân Phúc là người hay đi các kênh nhà hàng thức ăn nhanh (như Lotteria) và foodcourt (như FamilyFood) nên việc đóng góp các insight, các hoạt động thực thi phù hợp, dựa trên chiến lược sếp đưa ra, là khá dễ dàng. Phúc cũng học được nhiều điều từ việc đọc các bài thuyết trình về chiến lược của sếp, chủ yếu là các phát kiến để các nhãn hàng nước giải khát có thể được tiêu thụ nhiều hơn trong các kênh ăn uống, và cả 2 bên cùng chiến thắng được người tiêu dùng. Nhìn chung thì về chuyên môn, thời gian này Phúc không gặp bất cứ vấn đề gì.

Tuy nhiên, khó khăn với Phúc lại nằm ở việc cân bằng vấn đề cá nhân và công việc. Do tính chất của người làm Sales kênh Key Account yêu cầu đi lại nhiều nơi, gặp gỡ nhiều người, ở nhiều thời điểm khác nhau trong ngày, và không phải lúc nào cũng đi với sếp, nên Phúc cảm thấy khá khó khăn trong việc bố trí lịch trình hợp lý cho cả công việc và gia đình. Họp khuya hay họp xa thì Phúc cũng không ngại khó, nhưng do gia đình cũng hơi lo lắng cho con gái, nên thường mọi người thay phiên nhau đi chung nếu như lộ trình xa quá. Việc này khiến Phúc cảm thấy khá áy náy khi để công việc phiền mọi người.

* Lựa chọn cân bằng vấn đề cá nhân và công việc không phải là việc dễ dàng. Khi ấy, bạn quyết định như thế nào?

Lúc đó, Phúc cân nhắc nhiều về các lựa chọn và cũng tự đánh giá bản thân một cách nghiêm túc. Phúc tự hỏi liệu Sales có phải là con đường sự nghiệp mình muốn theo đuổi lâu dài không? Bản thân có còn thích làm MT Nhân sự như lựa chọn ban đầu không? Có cách nào khác để cân bằng giữa vấn đề cá nhân và công việc không?

Sau cùng, thì mặc dù không ngại điều gì để làm tốt công việc, nhưng Phúc nghĩ sẽ tốt hơn nếu được làm công việc mình yêu thích (là MT Nhân sự), và không để mọi người quá bận tâm về mình.

Khi ấy Phúc đã quyết định gặp bộ phận Nhân sự, chia sẻ về những suy nghĩ của mình một cách chân thành, việc mình cảm thấy bản thân sẽ khó phát triển lâu dài trong lĩnh vực Sales, cũng như nguyện vọng muốn phát triển con đường sự nghiệp trong ngành Nhân sự như lựa chọn ban đầu hơn. Phúc cũng gặp anh sếp hiện tại để chia sẻ về dự định của mình, và mong anh hỗ trợ cho quyết định của Phúc. Biết rằng việc này hơi đường đột và làm phiền những người liên quan, nhưng Phúc nghĩ mình sẽ có thể làm tốt hơn ở vị trí mới, và một bạn MT Sales khác có thể sẽ làm tốt hơn ở vị trí của Phúc, như vậy sẽ tốt hơn cho tất cả các bên.

Thật sự bản thân cũng khá lo lắng với quyết định đổi phòng ban, và chính Phúc đã chuẩn bị tinh thần cho việc có thể phải đổi công ty để theo đuổi được công việc mình yêu thích thật sự. Rất may mắn là mình đã nhận được sự ủng hộ và chấp thuận của các anh chị trong phòng Sales cũng như ban giám đốc bộ phận Nhân Sự. Sau đó 2 tuần, Phúc được chuyển về phòng HR và được làm việc trong team Business Partner cho nhóm Corporate (Finance/ Marketing/ HR/ Corporate Affairs)

* Hành trình có vẻ như đã trở lại với dự định ban đầu của bạn: MT Nhân sự. Hãy kể về giai đoạn tiếp theo này?

Phòng Nhân sự của Suntory PepsiCo có những bộ phận chính như sau: Tuyển dụng, Đào tạo, Lương/ Phúc lợi và bộ phận còn lại là HR Business Partner (HRBP). Trong đó HRBP là đối tác của các phòng ban, hỗ trợ tư vấn, đưa ra các chiến lược cho các vấn đề liên quan đến Nhân sự nhằm đảm bảo mỗi phòng ban có nguồn nhân lực tốt nhất để hoàn thành công việc của mình. Khi phòng ban có các nhu cầu như tăng lương, tuyển thêm nhân viên, tái cấu trúc… HRBP sẽ là người tư vấn, đưa ra lời khuyên để có hướng giải quyết tốt nhất sau đó chuyển yêu cầu về phòng ban chuyên môn.

Ví dụ trước đây team Marketing của PepsiCo không hề có team Digital Marketing. Các chiến dịch liên quan đến Digital Marketing đều cần đến sự hỗ trợ của Agency bên ngoài, khiến tiến độ công việc bị phụ thuộc Agency nhiều. Vậy nên, khi ấy HRBP đề xuất hình thành một team Digital Marketing giúp team Marketing chủ động hơn trong công việc.

Vị trí của Phúc tại phòng Nhân sự là HR Business Partner (HRBP) cho phòng Finance và Marketing, đồng thời Phúc cũng là người chịu trách nhiệm hỗ trợ tuyển dụng nhân sự cho hai phòng ban này khi nhu cầu tuyển dụng tăng cao.

* Trở về làm MT Nhân sự, xuất phát sau các bạn MT nhân sự khác tận 9 tháng, Phúc đã gặp những khó khăn gì?

Khi mới tiếp xúc với lĩnh vực Nhân sự, Phúc khá thích mảng Tuyển dụng bởi các bạn làm công việc tuyển dụng sẽ luôn biết cụ thể các KPI của mình, kết quả cũng thấy rõ ràng hơn khi nhân sự tuyển vào bắt đầu tạo ra giá trị cho công ty. Còn công việc của HRBP là giải quyết các vấn đề chuyên môn mang tính chiến lược của các phòng ban khác, do đó, yêu cầu HRBP phải có kiến thức chuyên môn sâu, có kinh nghiệm làm việc như một cố vấn và kinh nghiệm đối thoại với các nhân sự cấp cao. Những yếu tố này Phúc đều… chưa có, do tuổi đời còn quá trẻ và bản thân vừa tốt nghiệp, không có chút kinh nghiệm nào để xử lý vấn đề.

Ngoài ra, còn hai khó khăn không nhỏ khác cũng thử thách Phúc rất nhiều. Đầu tiên là sếp trực tiếp của Phúc có kỳ vọng cao với các bạn MT. Do vậy, thời gian đầu Phúc khá áp lực khi đáp ứng các yêu cầu cao từ chị. Thứ hai, vì các bạn MT khác đã làm quen công việc từ 9 tháng trước, còn Phúc bắt đầu lại từ đầu nên bắt buộc Phúc phải làm quen với công việc càng nhanh càng tốt để lấp đầy lỗ hổng 9 tháng kia.

* Là người nhỏ nhất trong team MT Nhân sự, lại phải làm việc của người HRBP, làm với những nhân sự cấp cao, với những vấn đề chuyên môn sâu, Phúc đã làm gì để đạt được hiệu quả tốt nhất?

Khi gặp những nhiệm vụ lớn, ví dụ tái cấu trúc nhân sự trong phòng ban, sếp và Phúc phải đi nói chuyện thuyết phục các trưởng phòng – những người rất giàu kinh nghiệm và hiểu đội ngũ nhân sự của mình – để họ đồng ý với những đề xuất thay đổi.

Với những nhiệm vụ vừa tầm hơn, hướng tiếp cận của Phúc khi đó là xây dựng niềm tin nơi các anh, chị trưởng bộ phận, tạo cho họ cảm giác tất cả những việc mình làm đều hướng đến điều tốt nhất cho phòng ban của họ và nâng cao hiệu suất công việc. Hơn nữa Phúc cũng phải tìm hiểu kỹ và đưa ra những nguyên do chính đáng để thuyết phục họ, dĩ nhiên là những lý do này đã được sếp “challenge” một vòng trong nội bộ rồi.

Đối với một số vấn đề chuyên môn của từng phòng ban, Phúc đều có sự chuẩn bị trước bằng cách phỏng vấn những người có kinh nghiệm trong ngành, nhưng ở những công ty khác chứ không phải trong công ty hiện tại, những người ngang cấp đã từng trải qua. Phúc thấy mình khá mạnh ở điểm này, nghĩa là có đủ các mối quan hệ để tìm được người phù hợp, những người có thể giải đáp các câu hỏi và cho Phúc lời khuyên. Phúc cũng rất tự tin trong việc tìm các hình mẫu tham khảo ở nước ngoài, bằng cách search trên mạng và kiểm chứng lại cũng bằng cách hỏi như trên. Nhờ vậy Phúc chinh phục được sếp cũng như các anh, chị bằng những kiến thức, kinh nghiệm góp nhặt được từ những người đi trước. Làm nhiều thì rồi sau này những thứ đó cũng sẽ trở thành kinh nghiệm của mình thôi (cười).

* Phúc có thể chia sẻ về công việc đầu tiên của mình tại phòng Nhân sự là gì không?

Lúc mới về văn phòng, công việc của Phúc là tuyển dụng nhân sự mới, dù chưa có thời gian làm quen hay tìm hiểu công việc nhiều. Tuyển dụng là công việc Phúc thấy khá dễ dàng và phù hợp với mình. Bởi vậy Phúc thấy tự tin vì công việc dễ hơn công việc của một HRBP nhiều. Trong buổi phỏng vấn đầu tiên, Phúc trực tiếp phỏng vấn ứng viên dưới sự giám sát của chị Giám đốc Nhân sự.

Cá nhân Phúc thấy buổi phỏng vấn diễn ra khá suôn sẻ và nghĩ chị sẽ hài lòng với mình. Nhưng không, chị yêu cầu gặp riêng Phúc và đưa ra những nhận xét khá thẳng thắn khiến Phúc cảm thấy hơi ngỡ ngàng. Phúc vẫn nhớ chị nói với mình rằng: “Khả năng phỏng vấn của em còn quá non, cấu trúc câu hỏi lộn xộn. Không biết em phỏng vấn ứng viên hay ngược lại mà nói còn nhiều hơn cả họ”. Lúc đó Phúc cảm thấy mình khá là hụt hẫng, việc mình tự tin nhất có mỗi việc phỏng vấn đó thôi mà cũng không làm được. Nhưng cảm giác thất vọng đó là một nguồn năng lượng, khiến Phúc phải thay đổi.

Sau đó, Phúc bắt tay vào tìm hiểu và học về kỹ năng phỏng vấn không chỉ từ việc cùng chị phỏng vấn mà còn từ mọi nguồn có thể, tự hình thành cấu trúc bài phỏng vấn của mình, điều chỉnh và rút kinh nghiệm từ những góp ý của chị. Những lần phỏng vấn sau, Phúc đều cố gắng khai thác mọi khía cạnh của ứng viên, đặt câu hỏi đào sâu những kinh nghiệm, kĩ năng của họ, tạo cơ hội cho họ chia sẻ và tỏa sáng. Phúc cũng không còn nói nhiều như ngày trước nữa, mà biết lắng nghe nhiều hơn.

Nhờ lắng nghe nhiều hơn Phúc mới thấy điểm mạnh cũng như điểm yếu của ứng viên rõ ràng hơn. Sau này, khi quan sát Phúc phỏng vấn, đã có những lần chị mỉm cười và gật đầu hài lòng. Điều làm Phúc tự hào là kết thúc đợt tuyển dụng đó, chị thay đổi góc nhìn về Phúc và chia sẻ chị thích tinh thần cầu tiến và học hỏi nhanh của mình.

* Áp lực và khó khăn như vậy thì có công việc nào khiến Phúc có cảm giác mình không thể hoàn thành không? Khi ấy bạn làm gì để vượt qua cảm giác đó?

Có chứ. Đó là việc Phúc phải cho thôi việc một số người mình chưa hề làm việc chung. Thông thường có hai trường hợp công ty cắt giảm nhân sự: nhân sự đó không phù hợp môi trường làm việc của công ty hoặc công ty thực hiện tái cấu trúc phòng ban và không thực sự cần đến vị trí đó nữa. Khi ấy, công ty tái cấu trúc và Phúc phải thông báo thôi việc cho cả một phòng ban.

Cảm xúc của Phúc là thấy có lỗi và khó chịu lắm. Trong số đó có cả những người lớn tuổi, họ đã cống hiến cho công ty cả chục năm trời, còn mình là một người rất trẻ, lại chưa hề làm việc với họ. Phúc có cảm giác mình làm cho họ mất việc và còn tự hỏi nếu ở vị trí người ấy thì mình sẽ cảm thấy như thế nào.

Công việc quả thực khó xử, nhưng đó là một phần của công việc Nhân sự và Phúc không thể tránh được. Phúc nghĩ rằng nhiều khi kết thúc ở đây lại có thể là một khởi đầu mới cho các anh, chị ấy. Việc Phúc có thể làm lúc ấy là giúp đỡ hết khả năng mình để đảm bảo các quyền lợi chính đáng của họ và làm sao để các anh chị rời đi trong không khí vui vẻ nhất.

* Quay về khi mới bắt đầu hành trình MT, ấn tượng đáng nhớ nhất của Phúc là gì?

Phúc vẫn nhớ vòng cuối cùng của đợt thi MT tại PepsiCo là vòng giải quyết case-study trong một khoảng thời gian nhất định. Thời gian thì có hạn nhưng ai cũng muốn chia sẻ ý kiến của mình, lại có những bạn im lặng quá, Phúc thấy có vẻ không ổn. Khi ấy, Phúc xung phong làm người điều phối cuộc thảo luận, tạo cơ hội cho mọi người trong nhóm được đóng góp ý kiến, khơi gợi các bạn ít nói chia sẻ quan điểm. Việc đó đã đem đến sự cân bằng cho cả nhóm, tạo nên không khí làm việc nhóm thực sự. Phúc luôn nghĩ một người có tố chất lãnh đạo không phải là một người lấn át người khác mà phải là người biết lắng nghe và đánh giá, từ đó kết hợp điểm mạnh của các thành viên, giúp nhóm đi đúng hướng, hoàn thành thử thách với một kết quả cụ thể.

* Chương trình MT năm nay của Suntory PepsiCo Vietnam Beverage có gì thay đổi so với thời điểm Phúc tham gia không?

Năm nay, Suntory PepsiCo Vietnam Bevarage bắt đầu thay đổi lộ trình phát triển của các MT và có nhiều đổi mới. Theo đó, thời gian của một khóa MT kéo dài lên đến 36 tháng, việc luân chuyển các phòng ban cũng dài hơi hơn, kéo dài trong 18 tháng để các lãnh đạo tương lai có đủ thời gian để thực sự hiểu được cách thức vận hành của phòng ban đó. Tiếp đến các bạn MT sẽ tiếp tục có thêm 18 tháng chứng minh năng lực và hoàn thiện bản thân tại phòng chuyên môn của mình. Đích đến sau khi tốt nghiệp MT là vai trò Manager của phòng ban đó.

*Cảm ơn những chia sẻ chân thành của Phúc. Chúc Phúc thành công trên con đường sắp tới của mình!

Hãy tham gia Cộng đồng Marketing của MarketingTrips tại: Link

Hà Anh | MarketingTrips 

theo BrandsVietnam