5 chiến lược để hoàn thành nhiều công việc hơn trong ít thời gian hơn

Bạn phải làm nhiều hơn để có thể hoàn thành những công việc với phong cách làm việc hiện tại của bạn. Bạn đã ưu tiên. Bạn đã lên kế hoạch. Bạn đã ủy quyền. Bạn đã cố gắng tập trung…nhưng vẫn thất bại.

Mặc dù việc sử dụng chiến lược nào còn phụ thuộc vào từng người và từng tình huống cụ thể khác nhau. Việc hiểu nhiều hơn các chiến lược khác nhau cũng sẽ giúp cho bạn có nhiều sự chọn hơn.

1. Làm rõ các kỳ vọng thực tế.

Khi bạn đảm nhận một nhiệm vụ quan trọng nào đó, hãy nói chuyện với bất kỳ bên liên quan chính nào về những gì họ mong đợi từ bạn.

Có lẽ họ cần một bản PowerPoint hoặc có lẽ họ không cần. Có lẽ họ cần một công việc A + hay có thể một B + sẽ ổn hơn. Có lẽ họ cần một kế hoạch toàn diện hoặc có thể chỉ là một bản phác thảo ban đầu.

Chúng ta cần hiểu rằng trong một số trường hợp, tất cả những gì cần thiết là đủ thông tin để có thể đi đến quyết định hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó. Không phải tất cả các khía cạnh đều cần được phân tích kỹ lưỡng.

Bằng cách làm rõ những gì thực sự cần thiết và ở cấp độ nào, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ để quyết định những việc nào cần làm và những việc nào không cần thiết.

2. Sử dụng lại các thông tin hay nguồn lực trước đó.

Khả năng giảm thời gian làm việc của bạn bằng cách tái sử dụng các công việc hay nguồn lực trước đó sẽ khác nhau tùy thuộc vào trách nhiệm cụ thể của bạn.

Nhưng bạn hoàn toàn có thể sao chép, dán và chỉnh sửa ở những điểm cần thiết. Điều đó có thể xảy ra với email, bài thuyết trình, bản hướng dẫn đào tạo, đề xuất và hầu như bất kỳ loại hoạt động nào khác mà bạn đã làm tương tự.

Các diễn giả hàng đầu có xu hướng lặp đi lặp lại cùng một bài phát biểu bởi vì thực hành làm cho bài phát biểu trở nên hoàn hảo hơn.

3. Phát triển các framework, templates và checklist khác nhau.

Để tăng tốc quy trình của bạn trên các công việc hay thói quen thông thường, hãy đưa ra các mẫu hay mô hình công việc hoặc danh sách kiểm tra hoặc tìm những cái tương tự mà bạn có thể sử dụng nó.

Ví dụ: bạn có một email mẫu mà bạn phải điền vào hàng tháng để gửi cho kế toán hay nhân sự chẳng hạn, nếu tất cả những công việc đó lặp lại hoặc tương tự ở các công việc khác thì bạn nên phát triển các mẫu (framework, templates) để tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, bạn có thể thấy các danh sách kiểm tra (checklist) rất có giá trị cho việc lập kế hoạch hàng tuần, các cuộc họp trực tiếp hoặc các hoạt động lặp lại khác.

Bạn có thể giữ các mẫu và danh sách kiểm tra này trong một số các định dạng phức tạp hơn, nhưng trong nhiều trường hợp chỉ cần Word hay Excel đã là quá đủ.

4. Biến nó thành một cuộc trò chuyện.

Tùy thuộc vào những gì bạn cần hoàn thành, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chia sẻ những gì bạn đã làm bằng lời nói. Ví dụ, có thể người quản lý của bạn yêu cầu bạn nghiên cứu một chủ đề cụ thể.

Thay vì viết ra một bài thuyết trình dài, bạn có thể ghi chép và sau đó nói về những phát hiện của bạn trong một cuộc họp trực tiếp.

Chiến lược này cũng có thể hoạt động tốt nếu bạn cần giao tiếp về các khái niệm trừu tượng hơn, chẳng hạn như các bản thiết kế (sáng tạo).

5. Đặt thời gian cho các công việc của bạn.

Cuối cùng, một chiến lược để hoàn thành tốt hơn công việc trong một khoảng thời gian ngắn hơn là quyết định trước việc bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể hoặc một phần của nhiệm vụ.

Ví dụ, nếu bạn có xu hướng đầu tư quá mức vào giai đoạn nghiên cứu, bạn có thể phải dừng lại sau một đến hai giờ.

Hoặc nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa ra một bản nháp đầu tiên, thì bạn có thể quyết định trước bao nhiêu thời gian bạn muốn đầu tư để hoàn thành nó.

Đặt trước thời gian không đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành công việc trong thời gian quy định. Tuy nhiên, nó chắc chắn có thể giúp cho bạn trở nên tập trung hơn.

Tất cả chúng ta đều có giới hạn của mình, và do đó khi bạn hiểu nhiều hơn cách để làm ít hơn nhưng vẫn hoàn thành được nhiều công việc hơn, bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong một thời gian ngắn hơn.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Hà Anh