Hybrid là tương lai của thế giới làm việc và cộng tác

Kể từ khi bắt đầu xảy ra đại dịch, các mô hình làm việc kết hợp (hybrid) tiếp tục đóng một vai trò quan trọng trong việc cộng tác, ngay cả sau đại dịch.

COVID-19 đã làm thay đổi cách chúng ta làm việc và cộng tác.

Cuộc khủng hoảng toàn cầu đã đẩy nhanh việc thích nghi các công cụ cũng như các cách thức phối hợp làm việc mới theo những cách chưa từng có. Đến tháng 4 năm 2020, khoảng một nửa số doanh nghiệp cho biết rằng hơn 80% nhân viên của họ làm việc tại nhà do sự ảnh hưởng của COVID-19.

Trong khi có không ít các công nghệ có thể hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa một cách hiệu quả, việc vận dụng các công nghệ đó vào thực tiễn doanh nghiệp vẫn khá khó khăn.

Ngay từ năm 1987, một số nghiên cứu đã xác định một số thách thức mà những phụ nữ phải đối mặt khi áp dụng công nghệ để làm việc tại nhà. Những khó khăn liên quan đến việc chăm sóc con cái, tách biệt giữa công việc và gia đình cũng như các cơ hội để phát triển bản thân.

Kể từ khi áp dụng mô hình làm việc từ xa, chúng ta rõ ràng là đã học được nhiều hơn về cộng tác ảo (virtual collaboration). Chúng ta cũng đang mong đợi những sự thay đổi mới trong tương lai sau đại dịch.

Như một kết quả tất yếu, mô hình làm việc kết hợp (hybrid) trở thành xu hướng mới và phát triển mạnh mẽ – những nhân viên giờ đây, họ vừa làm việc trong văn phòng và vừa làm việc tại nhà qua môi trường ảo – đây sẽ là một mảnh ghép lớn của bức tranh làm việc tổng thể trong tương lai.

Một cuộc khảo sát vào tháng 4 năm 2021 cho thấy 99% các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực nhân sự cho biết nhân viên sẽ được làm việc theo mô hình kết hợp trong tương lai, theo một cách thức phù hợp nào đó.

Ứng dụng lưu trữ dữ liệu Dropbox đã chủ động thực hiện các thay đổi một cách thường xuyên trong suốt đại dịch, họ cho phép nhân viên làm việc tại nhà và tổ chức các cuộc họp nhóm tại văn phòng.

Định nghĩa về “Hybrid” hay “Kết hợp” hay “Hỗn hợp” là khác nhau ở mỗi tổ chức. Một số tổ chức thì để nhân viên làm việc xen kẻ vài ngày tại nhà, vài ngày tại văn phòng, một số tổ chức thì sắp xếp theo tính chất công việc.

Các doanh nghiệp khác có thể chỉ yêu cầu gặp mặt trực tiếp tại văn phòng cho những dịp đặc biệt hay những khoảng thời gian định kỳ, họ có thể chỉ gặp nhau một tháng hoặc một quý một lần.

Tuy nhiên, dù là bằng cách nào, các nghiên cứu cho thấy nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong việc triển khai mô hình làm việc mới này.

Làm việc từ xa với làm việc tại văn phòng.

Làm việc tại văn phòng thúc đẩy tính có cấu trúc và minh bạch của doanh nghiệp, điều này có thể làm tăng sự tin tưởng giữa cấp quản lý và người lao động. Việc phát triển văn hóa tổ chức về cơ bản là sẽ diễn ra một cách tự nhiên.

Các cuộc trò chuyện thông thường trong văn phòng giữa các nhân viên với nhau có thể dẫn đến việc họ sẽ chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm với nhau, họ hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề nảy sinh.

Những điều này thực sự khó khăn đối với môi trường ảo, vốn thường bị phụ thuộc vào việc phải đặt lịch trước nếu muốn trao đổi hoặc thực hiện các cuộc họp.

Tuy nhiên khi nhìn vào số liệu, làm việc tại nhà hiệu quả hơn nhiều so với làm việc tại văn phòng. Nghiên cứu chỉ ra rằng những người làm việc từ xa báo cáo mức năng suất cao hơn và họ thích làm việc tại nhà hơn vì tính linh hoạt, họ cũng không phải tốn nhiều thời gian cho việc di chuyển.

Làm việc từ xa cũng tiết kiệm về chi phí. Tiết kiệm đáng kể chi phí cho không gian văn phòng, một trong những hạng mục tốn nhiều ngân sách nhất cho các tổ chức.

Mô hình làm việc kết hợp có thể kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới, thực và ảo.

Không có gì là hoàn hảo.

Làm việc kết hợp phải đối mặt với nhiều trở ngại tương tự như khi làm việc trực tiếp. Lập kế hoạch và giao tiếp kém, các cuộc họp không hiệu quả hoặc không cần thiết, hay mù mờ về trách nhiệm công việc xảy ra với cả mô hình làm việc trực tiếp lẫn từ xa.

Có lẽ vấn đề lớn nhất khi làm việc tại nhà đó là những lo ngại về yếu tố công nghệ và bảo mật. Khi sử dụng mạng gia đình (Home networks), bạn đang tạo điều kiện nhiều hơn cho các cuộc tấn công mạng, điều này rất khó xảy ra nếu sử dụng mạng doanh nghiệp.

Những người làm việc từ xa cũng có nhiều khả năng chia sẻ máy tính cá nhân của họ với người khác bên ngoài tổ chức hơn. Các tổ chức áp dụng mô hình làm việc kết hợp phải đấu tranh để giải quyết các vấn đề phức tạp và thường tốn kém này.

Với mô hình làm việc kết hợp, người quản lý khó có thể nhìn thấy công việc đang diễn ra. Điều này có nghĩa là họ phải đo lường hiệu suất của nhân viên dựa trên kết quả với các thước đo hiệu suất cụ thể hơn thay vì tập trung vào hành vi của nhân viên.

Một cạm bẫy tiềm ẩn khác với các mô hình làm việc kết hợp đó là sự tăng lên của việc hiểu lầm hoặc truyền thông sai lệch giữa những người ở văn phòng và những người ở nhà.

Thiết lập một môi trường làm việc kết hợp (hybrid environment).

Có rất nhiều lời khuyên liên quan đến việc xây dựng một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả. Dưới đây là một số ý tưởng bạn có thể tham khảo.

Việc thực hiện các cuộc họp quá thường xuyên hoặc họp không có mục đích rõ ràng thường dẫn đến sự mệt mỏi và kiệt sức. Không phải ai cũng cần phải có mặt tại mọi cuộc họp và các nhà lãnh đạo cũng nên khéo léo để đảm bảo không ai cảm thấy bị bỏ rơi.

Thay vì tốn thời gian tham dự các cuộc họp không cần thiết, nhân viên có thể tăng năng suất và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các công việc phức tạp khác của họ.

Lắng nghe nhân viên là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để đảm bảo một môi trường làm việc kết hợp có thể thể hiện được sức mạnh của nó. Bạn nên liên tục tìm kiếm sự phản hồi, có thể là thông qua các cuộc trò chuyện trực tiếp, thảo luận nhóm tập trung hay khảo sát nhân viên.

Công nhận và khen thưởng nhân viên cho các thành tích của họ liên quan đến việc làm việc trực tiếp lẫn từ xa cũng là cách mà các nhà lãnh đạo nên làm.

Cả người quản lý và nhân viên đều phải minh bạch trong giao tiếp và có nhận thức đầy đủ về mô hình làm việc kết hợp. Các chính sách cũng phải được đưa ra để xác định nhiệm vụ nào xảy ra trong văn phòng và nhiệm vụ nào được thực hiện từ xa.

Tất cả nhân viên phải nhận được cùng một thông tin giống nhau tại cùng một thời điểm và kịp thời. Vì dù sao thì, cho dù họ đang làm việc ở văn phòng hay trực tuyến, người lao động không bao giờ muốn cảm thấy họ là người cuối cùng được biết.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Nam Nguyen