Simple Rule of Scope – Quy tắc xử lý công việc của Jeff Bezos và nhiều doanh nhân khác

Tại sao hiểu được phạm vi công việc lại quan trọng.

Trong các thuật ngữ liên quan đến quản lý dự án, “phạm vi” (Scope) được sử dụng để mô tả chi tiết những gì liên quan đến một công việc cụ thể, cùng với đó là lượng thời gian và những nỗ lực cần thiết để hoàn thành nó.

Cho dù bạn đang làm việc trên một dự án phức tạp hay thậm chí chỉ là một nhóm nhiệm vụ nhỏ, việc xác định phạm vi là điều cực kỳ quan trọng.

Như Jeff Bezos đã giải thích trong một bức thư gửi cổ đông trước đây, trước tiên nó đòi hỏi bạn phải nhận ra kết quả “tốt” trông sẽ như thế nào. Sau đó, bạn phải hiểu và có những kỳ vọng thực tế về việc sẽ mất bao nhiêu công sức để đạt được kết quả đó.

Điều này rất quan trọng vì nhiều công việc khó hơn, liên quan nhiều người hơn hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với tưởng tượng của hầu hết mọi người.

Để minh họa, Bezos kể lại câu chuyện của một người bạn của mình đã từng học cách “trồng cây chuối” đúng cách. Cô ấy đã tạm dừng việc tuyển một huấn luyện viên chỉ vì anh ta nói với cô ấy rằng hầu hết mọi người nghĩ rằng họ có thể thành thạo với việc “trồng cây chuối” trong khoảng hai tuần, trong khi thực tế phải mất ít nhất là sáu tháng.

Bezos nói: “Những niềm tin phi thực tế về phạm vi – thường bị che giấu và có thể làm hại đến các tiêu chuẩn cao. Để đạt được tiêu chuẩn cao cho bản thân hoặc là một phần của đội nhóm, bạn cần phải hình thành và chủ động truyền đạt những niềm tin thực tế về mức độ khó khăn của một thứ hay công việc gì đó.”

Khi cần trình bày một ý tưởng mới, nhân viên của Amazon không được sử dụng PowerPoint.

Thay vào đó, họ phải viết các bản ghi nhớ có cấu trúc tường thuật, có thể dài tới sáu trang.

Bezos nói: “Khi một bản ghi nhớ không được thể hiện một cách tuyệt vời, thông thường là do người viết không có khả năng nhận ra những tiêu chuẩn cao.

Nói đúng hơn, đó là một kỳ vọng sai lầm về phạm vi: Người viết tin rằng họ có thể viết một bản ghi nhớ kỹ lưỡng trong một hoặc hai ngày, hoặc thậm chí vài giờ. Nhưng trong thực tế, nó phải mất một tuần hoặc lâu hơn.”

Tạo ra nhiều động lực.

Rất nhiều người đã bắt đầu với con đường thành công của riêng mình, nhưng họ lại từ bỏ trước khi gặt hái được những thành quả nhất định – họ làm vậy bởi vì họ chỉ đơn giản là không hiểu những gì cần thiết để đạt được những kết quả mà họ mong đợi.

Bằng cách xác định phạm vi công việc, bạn có thể giúp tạo ra cho mình những động lực cần thiết để tiếp tục làm việc – Bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì bạn đã làm, đang làm và cần làm để đến được đích.

Hỗ trợ quá trình thực hiện công việc.

Mọi doanh nghiệp và dự án đều có một tập hợp các nhiệm vụ bất thành văn mà mọi người đều cho rằng họ sẽ hoàn thành, ngay cả khi không ai biết ai sẽ thực hiện chúng.

Bạn thử đoán xem? Những nhiệm vụ đó thường có được hoàn thành không?

Việc xác định phạm vi giúp làm cho các nhiệm vụ đó trở nên rõ ràng hơn, để cần có ai đó đảm bảo rằng chúng sẽ được hoàn thành.

Tăng cường sự đoàn kết.

Như Bezos đã giải thích, nhiều công việc khó hơn, liên quan nhiều thứ hơn hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với những gì mọi người đang tưởng tượng.

Có nhiều khả năng hơn để một nhóm thực sự có thể đạt được những kết quả tuyệt vời nếu tất cả mọi thành viên tham gia đều hiểu cần bao nhiêu thời gian và nỗ lực nữa cho điều đó.

“Scope creep” là một thuật ngữ quản lý dự án khác mô tả cách các yêu cầu của công việc sẽ có xu hướng tăng lên theo thời gian.

Ví dụ: nếu bạn chịu trách nhiệm phát triển một sản phẩm mới, bạn biết rõ các tính năng của sản phẩm đó sẽ được phát triển nhanh như thế nào.

Tuy nhiên, bạn có thể sẽ thêm các tính năng mới vào danh sách và điều này nằm ngoài phạm vi được xác định ban đầu, khi này bạn sẽ cần nhiều thời gian và tiền bạc hơn.

Việc xác định phạm vi giúp những người phụ trách công việc không bị sa lầy bởi các yêu cầu bổ sung và tiếp tục tiến lên với những tiến độ tốt nhất.

Giảm bớt sự căng thẳng.

Bạn có thể nghĩ rằng mọi thứ luôn sẽ có cách để giải quyết. Bạn nghĩ rằng bạn có đủ thời gian để hoàn thành, hoặc nó sẽ được hoàn thành theo một cách nào đó.

Nhưng thực tế…nó sẽ không như bạn nghĩ.

Hoặc nó không được thực hiện theo cách mà bạn nên làm.

Khi bạn xác định đúng phạm vi công việc cần làm, khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn, bạn sẽ có ít căng thẳng hơn.

Bí quyết dành cho bạn là, bất cứ khi nào bạn cảm thấy thất vọng với những công việc đang diễn ra, hãy chậm lại một chút và viết ra những phạm vi công việc bạn cần.

Chỉ cần biết bạn đang đi đâu – và bạn đang dấn thân vào điều gì, bạn sẽ có cách.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Hà Anh