Sự khác biệt giữa người bận rộn và người năng suất

Bạn là một chú lừa bận rộn hay một con kỳ lân năng suất !

Có một số quan niệm sai lầm về việc có một ngày làm việc hiệu quả thực sự là như thế nào và không ít người coi sự bận rộn là cách thể hiện của sự hiệu quả.

Dưới đây là những sự khác biệt của một ‘con kỳ lân làm việc hiệu quả’ với những ‘chú lừa bận rộn’ được chia sẻ bởi Conor Neill.

Những người bận rộn thích thu xếp nhiều thứ vào một ngày làm việc của họ. Người năng suất cắt giảm 50% việc cần làm.

Những người bận rộn nghĩ rằng hoàn thành nhiều việc hơn trong 8 hoặc 9 giờ làm việc là cách hiệu quả.

Họ bận rộn và ôm đồm với quá nhiều nhiệm vụ cần làm trong ngày của mình chỉ để cuối cùng họ chuyển hầu hết các nhiệm vụ đó vào ngày hôm sau.

Những người làm việc năng suất và hiệu quả biết quá rõ rằng họ không cần quá nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình.

Họ áp dụng cách tiếp cận ít hơn khi lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình bằng cách chỉ hoàn thành những công việc quan trọng nhất và tạo ra giá trị nhiều nhất.

Người bận rộn tỏ ra khẩn trương với tất cả các nhiệm vụ. Người năng suất hiểu sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”.

Những người bận rộn dành phần lớn thời gian tại nơi làm việc chỉ để ‘chữa cháy’ mà hầu hết về bản chất là nó không quan trọng và cần thiết.

Trong mọi doanh nghiệp, nhiều việc có thể được gắn thẻ là khẩn cấp, nhưng chúng thường được thiết lập bởi đồng nghiệp của bạn hoặc sếp của bạn, những người mong đợi câu trả lời càng sớm càng tốt.

Những con kỳ lân làm việc cực kỳ hiệu quả biết cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng. Họ tập trung vào việc hoàn thành những việc quan trọng thay vì chia thời gian của họ để cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách khác nhau.

Những người bận rộn luôn luôn bị phân tâm. Những người năng suất tạo ra một hệ thống.

Những người bận rộn vốn đã quen với những thói quen làm họ bận rộn. Họ bắt buộc kiểm tra email suốt cả ngày và bị gián đoạn bởi bất cứ khi nào điện thoại của họ reo lên. Và điều này thực sự có thể làm cho não bộ của một người bị chậm đi.

Trong một nghiên cứu gần đây tại Đại học King’s College London, họ phát hiện ra rằng việc luôn bận rộn với hộp thư đến của bạn có thể dẫn đến việc bị giảm đi 10 điểm IQ.

Liên tục chuyển đổi giữa làm việc thực tế và trả lời email cũng làm thay đổi cấu trúc của não bộ và điều này dẫn đến khả năng tập trung kém hơn.

Trong khi đó, những người làm việc hiệu quả tạo ra một hệ thống cho những công việc dù là đơn giản nhất, chẳng hạn như việc kiểm tra email của họ.

Họ dành một khoảng thời gian ngắn và cụ thể để quản lý hộp thư đến của mình, vì vậy họ có thể tập trung hơn vào những việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu trong ngày.

Những người bận rộn thích đa nhiệm. Người năng suất thích tập trung cao độ.

Những người bận rộn cố gắng hết sức để làm nhiều việc trong cùng một lúc. Họ có một số tab và tài liệu được kích hoạt sẵn trên máy tính của họ trong khi liên tục kiểm tra lịch làm việc của họ.

Những con kỳ lân năng suất thì tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng một cách hiệu quả nhất có thể. Họ đa nhiệm một cách hiệu quả bằng cách chọn ghép nối các nhiệm vụ ít quan trọng hơn với một nhiệm vụ quan trọng bổ sung.

Những con kỳ lân năng suất cũng nhận thức được rằng họ chỉ nên thực hiện đa nhiệm nếu nó ít quan trọng hoặc chỉ cần một ít năng lượng cho mỗi công việc.

Nếu bạn là một trong số những chú lừa bận rộn, những người muốn biến thành một con kỳ lân năng suất, hãy tuân thủ các quy tắc 80/20 khi nói đến nhiệm vụ của bạn.

Loại bỏ những thứ không cần thiết trong ngày làm việc của bạn với điều kiện chúng ít có tác động đến năng suất của bạn.

Những người bận rộn thường làm việc 24/24. Những người năng suất biết khi nào thì nên dừng.

Nếu bạn đồng ý về việc dành năng lượng và thời gian của mình cho bất cứ lựa chọn nào khi bạn còn trẻ, bạn có thể sẽ muốn suy nghĩ lại ngay bây giờ nếu bạn muốn hoàn thành bất kỳ mục tiêu nào của mình.

Đối với những người trẻ tuổi, bạn có thể tham gia vào những công việc khác nhau, tuy nhiên, có một điểm xuất phát nhất định trong sự nghiệp và cuộc sống của bạn khi bạn phải suy nghĩ về những điều bạn cần tập trung vào.

Bạn có thể trở thành một con kỳ lân hiệu quả bằng cách bỏ qua những mục tiêu không còn quan trọng đối với bạn nữa.

Bạn có thể từ bỏ một cách có chiến lược hay từ bỏ những kế hoạch không khả thi. Thay vào đó, hãy tập trung sức lực và nguồn lực của bạn vào một số thứ tạo nên thành công cốt lõi cho chính mình.

Những người bận rộn luôn dán mắt vào màn hình. Người năng suất biết khi nào nên ‘take a break’.

Những người bận rộn hiếm khi được nghỉ ngơi; trên thực tế, họ ghét những giờ nghỉ vì nghĩ rằng những giờ nghỉ là dành cho những người rãnh rỗi.

Họ cũng cảm thấy thất vọng khi nhìn thấy những con kỳ lân làm việc hiệu quả, những người trông giống như họ có rất nhiều thời gian và có vẻ như đang tận hưởng mọi thứ.

Những con kỳ lân năng suất biết khi nào nên cho bản thân một chút thời gian để làm mới.

Họ giải lao bằng cách đi dạo, nhâm nhi tí trà, nghe chút nhạc hoặc xem một chương trình giải trí gì đó. Họ biết rằng họ có thể đạt được hiệu quả cao hơn khi để bộ não của mình nghỉ ngơi sau nhiều giờ làm việc liên tục.

Bạn luôn có thể đạt được nhiều năng suất hơn bằng cách quên đi việc coi và cảm thấy mình như một chú lừa bận rộn và biến mình thành một con kỳ lân năng suất mỗi ngày.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Giang Nguyễn