Teamwork: Điều gì khiến một đội nhóm làm việc với hiệu suất cao

Dù là bạn một người quản lý hay nhà lãnh đạo mới, công việc quan trọng đầu tiên của bạn không phải là giao việc hay quản lý mà là tìm cách để thấu hiểu các nhân viên của mình. Hiệu suất làm việc là thứ bạn khó có thể có được nếu bạn không hiểu được họ.

Với hầu hết mọi người, những ngày đầu tiên với vai trò của người quản lý hay nhà lãnh đạo đều bỡ ngỡ và khó khăn như nhau.

Từ việc phải tìm hiểu các hệ thống và quy tắc của doanh nghiệp, xây dựng chiến lược, phối hợp với các phòng ban khác nhau, gắn kết với các thành viên trong đội nhóm của mình và tất nhiên là cũng phải giải quyết các nhiệm vụ riêng hàng ngày.

Lúc này, trong khi việc tìm kiếm sự cân bằng có thể không mấy dễ dàng, cách bạn quản lý mọi việc là thứ quyết định liệu bạn có vượt qua được các thử thách hay không.

Ưu tiên hàng đầu của bạn nên là tìm hiểu các thành viên trong đội nhóm, cách họ làm việc, mục tiêu cá nhân và hơn thế nữa. Nhiều nghiên cứu đều cho thấy văn hóa của một đội nhóm – thói quen và chuẩn mực hành vi giữa các thành viên – có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động hay hiệu suất của cả nhóm.

Với cách tiếp cận này, nếu bạn có thể giải quyết được tốt yếu tố văn hoá, các phần còn lại sẽ trở nên dễ điều hướng hơn nhiều.

Cũng thông qua nhiều nghiên cứu khác nhau, bí mật về một đội nhóm hiệu suất cao cũng đã được tiết lộ. Cụ thể, các đội nhóm có hiệu suất cao được xây dựng dựa trên 3 thứ: ý thức hiểu biết chung, an toàn tâm lý và mục đích xã hội.

Ý thức được cái gọi là hiểu biết chung hay thấu hiểu được sứ mệnh của đội nhóm.

Với tư cách là một người quản lý hay nhà lãnh đạo, bạn biết rằng mỗi cá nhân trong đội nhóm của bạn sẽ sở hữu một bộ kiến thức và kỹ năng nhất định, từ các kỹ năng và kiến thức này họ gánh vác những trách nhiệm và nhiệm vụ khác nhau.

Điều cần thiết là họ phải hiểu cách chuyên môn và nhiệm vụ của họ ảnh hưởng đến bức tranh lớn hơn của đội nhóm và cả doanh nghiệp. Để có được sự thấu hiểu này, họ cần trang bị những điều sau đây:

• Chuyên môn cá nhân (các kỹ năng chuyên môn).
• Nhiệm vụ được giao (vai trò và trách nhiệm của cá nhân).
• Bối cảnh chung (làm thế nào để biến các nhiệm vụ đó phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức hay doanh nghiệp).
• Ưu tiên giao tiếp (cách mọi người thích tương tác với nhau.)

Các thành viên trong đội nhóm cần biết ai chuyên về lĩnh vực gì và cách tương tác tốt nhất với từng thành viên khác nhau. Một đội nhóm hoạt động tối ưu nhất khi các thành viên trở nên quen thuộc với phong cách làm việc ưa thích của nhau.

Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng sự hiểu biết được chia sẻ thậm chí có thể nâng cao trí thông minh tổng thể của cả đội nhóm.

Khi các thành viên trong đội nhóm có khả năng nhận thức và hiểu được cảm xúc cũng như quan điểm của người khác – họ có nhiều khả năng khai thác những hiểu biết sâu sắc của từng thành viên, thứ cuối cùng sẽ giúp họ đưa ra các quyết định và hành động hiệu quả.

Làm thế nào để khuyến khích các thành viên trong đội nhóm có được sự hiểu biết chung.

Với tư cách là một người quản lý mới, việc nâng cao sự hiểu biết chung của các thành viên theo đó cũng là ưu tiên hàng đầu.

Để bắt đầu, bạn có thể yêu cầu các thành viên nêu rõ những đặc điểm cá nhân và sở thích công việc của họ.

Những câu hỏi đơn giản bạn có thể sử dụng khi này như:

• Tôi làm việc hiệu quả nhất khi __________.
• Tôi cảm thấy tồi tệ nhất khi __________.
• Điều tôi cần ở bạn là __________.

Để có thể đảm bảo rằng những gì mà các thành viên đưa ra là phù hợp và đúng với con người thật của họ, bạn cũng nên dành một ít thời gian để đặt ngược lại câu hỏi hay thậm chí là phản biện để xác nhận vấn đề.

Một khi các thành viên chia sẻ rõ ràng với nhau về điểm mạnh, điểm yếu và cả động lực làm việc của họ, hiệu suất chung của đội nhóm cơ nhiều cơ hội hơn để cải thiện.

An toàn về mặt tâm lý cũng là nền tảng của một đội nhóm có hiệu suất cao.

Một yếu tố quan trọng tiếp theo quyết định đến hiệu suất chung của đội nhóm đó là các thành viên có được cảm giác an toàn về mặt tâm lý, tức là khi họ cảm thấy an toàn khi thể hiện bản thân, lên tiếng khi đối mặt với các vấn đề, chủ động đưa ra giải pháp khi bất đồng quan điểm, hay khi gặp thất bại (chấp nhận rủi ro).

Sự an toàn về mặt tâm lý đóng vai trò khuyến khích những quan điểm đa dạng và giảm thiểu các thất bại vì mọi người có nhiều khả năng can thiệp, bày tỏ ý kiến hoặc mối quan ngại của mình (trách nhiệm) trước khi xảy ra sai sót.

Bạn cần hiểu rằng, sự an toàn về mặt tâm lý không được tạo ra bằng cách lấp đầy một nhóm với những người luôn ủng hộ nhau bất chấp rủi ro, hay những con người tương tự nhau. Mà đó là việc thiết lập các chuẩn mực cần thiết nhằm khuyến khích những phản hồi hay xung đột mang tính xây dựng, mọi người khi này sẽ tập trung vào “công việc” thay vì là “người thực hiện công việc”.

Các nghiên cứu cho thấy rằng những đội nhóm đa dạng có nhiều khả năng tạo ra các ý tưởng sáng tạo và đổi mới hơn, sự an toàn về mặt tâm lý sẽ quyết định việc liệu một nhân viên có thể sử dụng điểm mạnh của họ một cách hiệu quả hay không hay họ chọn cách im lặng.

Làm thế nào để tạo ra sự an toàn về mặt tâm lý.

Với tư cách là một nhà lãnh đạo hay người quản lý, một trong những cách tiếp cận phù hợp đó là thể hiện sự chính trực và sẵn sàng thừa nhận sai lầm nếu có.

Trong khi ở nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn coi trọng sự hoàn hảo hay khó chấp nhận việc các người quản lý mắc sai lầm. Việc cố duy trì sự hoàn hảo hay ảo tưởng về năng lực cá nhân là nguyên nhân khiến các thành viên khác không tin tưởng bạn.

Theo thời gian, các thành viên cũng sẽ như bạn, không thừa nhận sai lầm và giả vờ hoàn hảo, những thứ cuối cùng sẽ gây tổn thất lên chính doanh nghiệp.

Mục đích xã hội.

Khi các thành viên trong đội nhóm hiểu rõ họ là ai, biết rằng họ đang đóng góp giá trị gì cho đội nhóm, doanh nghiệp, khách hàng và cả các bên liên quan khác, họ sẽ cảm thấy thứ vốn được gọi là mục đích xã hội (mục đích vì xã hội).

Khi xã hội ngày càng phát triển, ngày càng có nhiều người (bao gồm cả nhân viên) mong muốn được làm những công việc thực sự có ý nghĩa, mang lại lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp, cho cá nhân họ mà còn cho cả xã hội. Trách nhiệm của doanh nghiệp với xã hội (Corporate Social Responsibility) trở thành một phần trong “niềm kiêu hãnh cá nhân” của họ.

Làm thế nào để khiến cho các công việc của nhân viên trở nên có ý nghĩa hay có mục đích vì xã hội.

Một trong phương pháp đơn giản và hiệu quả mà bạn có thể làm đó là thường xuyên chia sẻ những câu chuyện về tác động hay sức ảnh hưởng của đội nhóm hoặc doanh nghiệp lên người khác hoặc xã hội.

Nếu bạn có kiến thức cơ bản về marketing, có thể bạn đã biết rằng storytelling hay nghệ thuật kể chuyện luôn được chứng minh là hiệu quả trong việc truyền tải các thông điệp, nâng cao khả năng tiếp nhận và ghi nhớ, và hơn thế nữa.

Những câu chuyện luôn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến thái độ, niềm tin và hành vi của con người nói chung.

Bất cứ khi nào có thể, bạn hãy thu thập các trường hợp cụ thể về cách đội nhóm của bạn tạo ra những tác động tích cực đến khách hàng hoặc cộng đồng.

Cuối cùng, văn hóa của một đội nhóm vốn bao gồm những thói quen và hành vi chung của các thành viên. Khi những thói quen này còn tồn tại, hiệu suất làm việc còn có cơ hội để phát triển.

Đây chính là những nền tảng cho một đội nhóm hạnh phúc và có hiệu suất cao.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer của MarketingTrips (Trang tin trực tuyến về Marketing và Kinh doanh) để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: We’re Marketer

Đan Linh | MarketingTrips