Tối ưu hóa năng suất làm việc với phương pháp GTD

Giai đoạn cuối năm, việc công ty phải hoàn tất, việc gia đình cần chỉn chu, nhiều người rơi vào trạng thái không biết bắt đầu từ đâu hoặc làm nhiều việc cùng lúc, dẫn đến kết quả không như mong đợi. David Allen – chuyên gia hàng đầu thế giới về thúc đẩy năng suất cá nhân và tổ chức giới thiệu phương pháp Getting Things Done (GTD).

Cụ thể, để áp dụng phương pháp này, bạn có thể thực hiện theo ba bước sau:

1. Nắm bắt (Capture).

Lý do lớn nhất khiến bạn cảm thấy bản thân luôn bận rộn là vì bạn chưa ý thức các việc mình phải làm. Vì vậy, hãy lấy một quyển sổ, một tờ giấy hay mở một trang Word để ghi lại tất cả những việc đang khiến bạn chú ý trong thời điểm hiện tại.

Đó có thể là những điều bạn cần phải làm, những điều bạn muốn làm, những điều có thể xảy ra và bạn phải giải quyết… Viết ra tất cả những điều đang đè nặng trong tâm trí, bạn dễ dàng quản lý công việc, giảm trạng thái stress.

2. Làm rõ và sắp xếp (Clarify and Organize).

Sau khi liệt kê tất cả đầu việc, bạn sẽ ngồi lại và xử lý từng ý một với câu hỏi: “Liệu việc này có làm được hay không?”.

Nếu câu trả lời là có, bạn nên hành động theo hai cách, hoặc là làm ngay hoặc có thể giao lại cho người khác thì nên mạnh dạn giao, tránh trường hợp ôm nhiều việc cùng lúc. Nếu câu trả lời là không, bạn hãy đưa nó vào một danh sách khác và không bận tâm đến nữa.

Chi tiết hơn, bạn có thể sắp xếp các việc phải làm theo ba nhóm sau:

Thứ nhất, danh sách các việc có thể làm một lần như trả lời email, tin nhắn, dọn dẹp bàn làm việc…

Thứ hai, danh sách các việc làm theo lộ trình, phải thực hiện nhiều bước mới hoàn thành như thu thập số liệu làm báo cáo quý, chuẩn bị bài thuyết trình giới thiệu dự án…

Thứ ba, danh sách các việc liên quan đến thời gian, ngày tháng và địa điểm cụ thể như 10 giờ ngày 10/1/2022 họp tổng kết cuối năm toàn công ty…

3. Xem lại và thực thi (Reflect and Engage).

Bước quan trọng của phương pháp GTD là xem lại và đánh giá các mục, các việc đã sắp xếp. Bởi các công việc có được thực hiện hiệu quả theo kế hoạch hay không phụ thuộc phần nhiều và bối cảnh, địa điểm, thời gian và mức năng lượng theo từng thời điểm trong ngày.

Lúc này, bạn cần lưu ý thêm về mức độ ưu tiên, nên thực hiện những điều cấp bách ngay với thời gian và năng lượng đang có.

Cuối cùng, khi đã viết ra tất cả, sắp xếp hệ thống và cân nhắc rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể bắt tay vào giải quyết từng việc một cách tự tin nhất.

Hy vọng rằng, với “Getting Things Done”, công việc những ngày cuối năm của bạn sẽ nhẹ nhàng và luôn đạt hiệu suất cao .

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Giang Nguyễn