Cách các nhà lãnh đạo có thể nhận được những phản hồi trung thực

Trong thế giới VUCA mới, khi mọi thứ trở nên mơ hồ và khó đoán hơn, các nhà lãnh đạo xuất chúng là những người không ngừng học hỏi, ngay cả khi đó là những phản hồi từ chính nhân viên của mình.

Một câu hỏi được đặt ra là làm thế nào các nhà lãnh đạo có thể nhận được những phản hồi trung thực và hiệu quả từ nhân viên hay cấp dưới của mình.

Theo một nghiên cứu mới đây được đăng tải trên tờ Harvard Business Review về phương pháp học tập hiệu quả, để cải thiện hiệu suất, mọi người cần 3 điều:

• Một mục tiêu rõ ràng.
• Mong muốn hay khao khát thực sự để đạt được mục tiêu đó.
• Các phản hồi từ bên ngoài cho biết những gì họ đang làm là tốt và không tốt.

Trong khi các mục tiêu và khao khát có thể xuất phát và được kiểm soát từ chính các cá nhân, những phản hồi, đặc biệt là các phản hồi trung thực lại không đến từ cách đó.

Thật không may, phần lớn những phản hồi mà các nhà lãnh đạo nhận được không thực sự có giá trị khi chúng quá chung chung và không liên quan đến các hành vi cụ thể.

Tuy nhiên, với tư cách là nhà lãnh đạo, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các chiến lược nhằm mục tiêu cuối cùng là nhân viên chủ động đóng góp nhiều hơn và bạn nhận được nhiều phản hồi trung thực hơn.

Dưới đây là một số cách bạn có thể tham khảo.

Xây dựng và duy trì một môi trường an toàn về mặt tâm lý.

Việc chia sẻ các phản hồi, đặc biệt là những phản hồi tiêu cực thường đi kèm với một số rủi ro cá nhân nhất định.

Để hạn chế các rủi ro này, bạn hãy cho các nhân viên hay đồng nghiệp thấy rằng sự trung thực của họ sẽ không gặp phải bất cứ hậu quả hay kết quả tiêu cực nào.

Bạn có thể tỏ ra tò mò, thái độ đánh giá cao hay “tính dễ bị tổn thương” để họ có thể sẵn sàng chia sẻ nhiều và sâu hơn.

Bằng cách cho họ thấy (hoặc cảm nhận) rằng mắc sai lầm là một điều gì đó rất bình thường và có thể học hỏi được nhiều từ nó, bạn đang cho nhân viên của mình một môi trường an toàn, nơi họ luôn sẵn lòng chia sẻ các phản hồi dù cho đó là tiêu cực.

Bạn cũng nên chấp nhận và khám phá sự khác biệt của những người khác, thừa nhận các hạn chế của mình khi học hỏi từ họ, bạn cởi mở thì họ cũng cởi mở.

Yêu cầu phản hồi một cách khéo léo.

Nếu bạn hỏi rằng “Bạn có phản hồi hay ý kiến gì không?”, điều này hiếm khi giúp nhân viên đưa ra những phản hồi hữu ích.

Thay vào đó, bạn nên hỏi về các sự kiện cụ thể kiểu như “Bạn hiểu như thế nào về chiến lược mà tôi vừa chia sẻ”, “Tôi có thường xuyên làm gián đoạn mọi người trong các cuộc họp không?”, “Bạn cảm thấy thế nào khi nhận được email đó” hay “Tôi có thể làm gì để khiến cho mọi thứ được trở nên tốt hơn.”

Yêu cầu cả dữ liệu tích cực và tiêu cực.

Ở không ít các doanh nghiệp, nhiều nhà lãnh đạo vì quá ám ảnh bởi các phản hồi tiêu cực mà quên đi các phản hồi tích cực.

Có thể họ muốn xử lý kịp thời hay hạn chế những điểm yếu thông qua việc lắng nghe các phản hồi tiêu cực, tuy nhiên các phản hồi tích cực cũng mang lại không ít các giá trị.

Phản hồi tích cực không giống như những lời khen ngợi. Trong khi khen ngợi cho bạn biết ai đó hài lòng với bạn và nghĩ rằng bạn đang làm việc hiệu quả, phản hồi tích cực cung cấp những thông giúp bạn biết mình cần làm gì để duy trì và phát triển các điểm mạnh đó.

Hãy chú ý lắng nghe một cách có chủ đích khi tiếp nhận các phản hồi.

Khi bạn đang cần lắng nghe phản hồi từ ai đó, bạn cần đảm bảo rằng “ở đó” chỉ có bạn với họ và bạn đang chú tâm để lắng nghe những gì họ chia sẻ.

Lắng nghe một cách cẩn thận không chỉ giúp bạn thiết lập mối quan hệ sâu sắc hơn với người nói mà còn chống lại sự nóng vội khi đánh giá các thông điệp.

Đừng tranh luận hoặc phòng thủ.

Nếu bạn không đồng ý với một số phản hồi (thường là tiêu cực) nào đó, hãy rèn luyện tính tự nhận thức của bản thân, tuy nhiên cố gắng đừng đưa ra các bằng chứng trái ngược hoặc thách thức người đang chia sẻ.

Nếu bạn tranh luận hoặc bạn tỏ ra phòng thủ hay không cởi mở với các phản hồi, bạn có ít hơn các cơ hội để nhận được các phản hồi tương tự trong tương lai.

Tự nhận thức được các phản ứng của bản thân.

Bạn có thể cảm thấy hạnh phúc, tức giận, bối rối hoặc thất vọng vì những gì bạn nghe được từ người đối diện.

Bạn cần hiểu rằng các phản ứng của bạn là về chính bạn chứ không phải về người khác hay từ người khác. Nếu bạn đã yêu cầu phản hồi và có ai đó đã đủ dũng cảm để chia sẻ với bạn, bạn có trách nhiệm không nên chuyển các phản ứng cá nhân của mình đến họ.

Thay vì cố gắng tìm ra lỗi của người nói, hãy tự tò mò về bản thân. Hãy tự hỏi liệu điều này có đủ căn cứ để tin tưởng không ngay cả khi bạn không muốn thừa nhận nó.

Thể hiện lòng biết ơn.

Hãy nói lời cảm ơn của bạn theo cách thể hiện sự cảm kích chân thành. Nếu bạn đã nghe thấy điều gì đó hữu ích, hãy đưa ra phản hồi cho người đối diện cảm nhận được điều đó.

Vì họ đã chấp nhận rủi ro bằng cách chia sẻ một cách thẳng thắn và trung thực, hãy đánh giá cao những nỗ lực và lòng dũng cảm đó của họ.

Phản ánh và đánh giá.

Khi bạn đã nghe và có được các thông tin hay dữ liệu mới, hãy phản ánh những gì bạn đã nghe ngay cả khi bạn không thích phản ánh chúng.

Bằng cách suy nghĩ về ý nghĩa và hàm ý của các phản hồi, bạn có thể học hỏi từ đó và cân nhắc những phần nào cần làm, những phần nào có thể bỏ qua và những phần nào cần tìm hiểu sâu hơn.

Lập kế hoạch và hành động.

Tất cả các bước bạn đã làm trước đó khi thực hiện bước này đều giúp bạn lập kế hoạch và áp dụng nó vào thực tế một cách hiệu quả hơn.

Hãy chọn ra một vài thứ bạn muốn tìm hiểu sâu hơn hay cải thiện nhiều hơn, nhận thức rõ về kết quả bạn có thể có được sau khi cải thiện đồng thời cân nhắc các bước bạn cần học hỏi để thích ứng với các hành vi hay năng lực mới.

Lập kế hoạch và thực hiện hành động không chỉ quan trọng khi bạn muốn học hỏi và phát triển một điều gì đó, chúng còn là tín hiệu giúp cho những người đã chia sẻ với bạn hiểu rằng bạn đang rất nghiên túc với những gì họ nói.

Duy trì tiến độ và chia sẻ cập nhật.

Những nhà lãnh đạo vĩ đại là những người không ngừng học hỏi. Việc theo đuổi không ngừng các phản hồi giúp họ liên tục cải thiện chính họ, doanh nghiệp của họ và khiến họ trở nên khác biệt hơn so với các đối thủ còn lại trên thị trường.

Mặc dù tiếp nhận các phản hồi, đặc biệt là các phản hồi tiêu cực, không phải là điều dễ dàng, nó giúp cho các nhà lãnh đạo biết họ đang “được và mất” những thứ gì và họ cần làm gì để cải thiện các vị thế hiện có.

Trong khi không phải nhân viên hay đồng nghiệp nào cũng sẵn lòng chia sẻ thật những gì họ thấy và suy nghĩ, hãy rèn luyện các kỹ năng nói trên một cách có chủ đích và bạn sẽ thấy rằng mọi thứ đã thay đổi.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Giang Nguyễn