PR là gì? Cách xây dựng một bản kế hoạch PR Plan

Tìm hiểu một cách đầy đủ nhất về khái niệm PR là gì, người làm PR cần làm những công việc gì, hay cách để thiết kế một bản kế hoạch PR toàn diện.

pr là gì
PR là gì? Tìm hiểu đầy đủ về một bản PR Plan

Trước khi Digital Marketing xuất hiện, PR (Public Relations) từng là một trong những phương thức truyền thông chính được nhiều các thương hiệu lớn nhỏ lựa chọn, tuy nhiên trong bối cảnh mới, dường như còn ít doanh nghiệp hơn quan tâm đến nó. Vậy PR là gì và nên nhìn nhận nó như thế nào trong bối cảnh ngành Marketing

Bài viết sẽ đề cập các nội dung như:

  • PR là gì?
  • PR Plan là gì?
  • Nhân viên PR là gì? Họ là ai?
  • Sự khác biệt giữa PR với Quảng cáo là gì?
  • PR cần làm những công việc gì?
  • PR kể chuyện tích cực và PR kiểm soát tiêu cực.
  • Các bước để có một bản kế hoạch PR toàn diện là gì?

Bên dưới là nội dung chi tiết.

PR là gì?

PR là từ viết tắt của từ Public Relations có nghĩa là quan hệ công chúng, khái niệm PR đề cập đến các hoạt động truyền thông chiến lược từ một tổ chức (doanh nghiệp, thương hiệu…) tới công chúng (khách hàng, người đọc, người dân…) nhằm mục tiêu duy trì hoặc xây dựng hình ảnh của tổ chức trong mắt công chúng.

Có nguồn gốc xuất phát từ Mỹ, thuật ngữ PR đã bắt đầu với rất nhiều ý kiến và định nghĩa khác nhau trước khi đi đến khái niệm cuối cùng như ở trên vào năm 2012 do Hiệp hội Quan hệ Công chúng Mỹ (PRSA) bình chọn.

Bản chất hay vai trò cuối cùng của PR là để cải thiện những cảm nhận, thiện cảm, ấn tượng về một tổ chức, một người, một doanh nghiệp theo góc nhìn của công chúng thông qua các mạng lưới truyền thông và báo chí.

PR Plan là gì?

PR Plan chính là các bản kế hoạch PR. Cũng tương tự Marketing Plan hay Business Plan, PR Plan đề cập đến tất cả các khía cạnh mang tính chiến lược mà người làm PR sẽ thực thi.

Từ các nội dung mang tính định hướng đến các kế hoạch hành động chi tiết đều cần được thể hiện trong các bản kế hoạch PR.

Nhân viên PR là ai? Họ làm công việc gì?

Cũng tương tự như các vị trí nhân viên khác như nhân viên marketing hay nhân viên làm quảng cáo, nhân viên PR là người chịu trách nhiệm các hoạt động PR tại môt tổ chức hay doanh nghiệp nào đó.

Tuỳ vào từng chiến lược hay nhu cầu khác nhau, những gì mà các nhân viên PR này cần tập trung vào là khác nhau, có doanh nghiệp thì nhân viên PR tập trung nhiều vào các nền tảng mạng xã hội, một số doanh nghiệp khác họ lại ưu tiên vào các cộng đồng địa phương.

Sự khác biệt giữa PR với Quảng cáo.

pr là gì
Sự khác biệt giữa PR với Quảng cáo là gì?

Thông qua những phân tích cơ bản ở trên chắc hẳn bạn cũng đã hiểu được phần nào về PR là gì? Vậy PR khác với quảng cáo ở những điểm nào?

Hay nói cách khác PR có phải là quảng cáo không? Dưới đây là một số điểm về sự khác nhau giữa PR và quảng cáo bạn có thể tham khảo:

  • PR: là việc tìm kiếm, xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa các cá nhân với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với cộng đồng. PR giúp tạo nên lợi ích cho đôi bên (Win-Win) và có mối quan hệ 2 chiều. PR bao gồm nhiều hoạt động cụ thể như: quan hệ đoàn thể, PR nội bộ, xây dựng và phát triển thương hiệu, quan hệ với giới báo chí truyền thông, chăm sóc khách hàng, trách nhiệm xã hội và xử lý khủng hoảng.
  • Quảng cáo: Ngược lại với PR, quảng cáo là hình thức truyền thông một chiều trong đó doanh nghiệp hay thương hiệu chủ động quảng bá các sản phẩm hay dịch vụ của họ tới công chúng mục tiêu mà ‘không cần có’ bất cứ mối quan hệ trực tiếp nào.

Nói một cách đơn giản và dễ hiểu thì trong khi quảng cáo là những gì bạn phải trả, PR là những gì bạn nhận được, bạn được nói về. Mục tiêu của quảng cáo là khách hàng và lợi nhuận, còn mục tiêu của PR là mối quan hệ bền chặt với công chúng.

PR cần làm những công việc gì?

Một chuyên gia về PR hay Quan hệ công chúng chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chiến lược PR nhằm mục tiêu tạo ra những danh tiếng tích cực thông qua các kênh tự nhiên khác nhau (Earned Media), bao gồm báo chí, các nền tảng truyền thông mạng xã hội hoặc tương tác trực tiếp. Họ cũng giúp thương hiệu bảo vệ danh tiếng trước những khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra.

Ở phạm vi công việc theo kênh, PR có thể tách thành PR OnlinePR Offline.

PR Online đề cập đến tất cả các công việc PR được thực hiện trên môi trường trực tuyến như các bài PR trên các trang tin điện tử, các sự kiện được phát trực tiếp hay các sự kiện trực tuyến khác.

PR Offline ngược lại đề cập đến các hoạt động PR được thực hiện trên môi trường ngoại tuyến chẳng hạn như các sự kiện tài trợ, xây dựng nhà tình nghĩa, truyền tải các nội dung trên các tờ báo in, tạp chí…

Ở phạm vi đầu mục công việc, người làm PR có thể thực hiện các công việc như:

  • Lập kế hoạch, phát triển và thực hiện các chiến lược PR.
  • Giao tiếp với đồng nghiệp và người phát ngôn chính.
  • Liên lạc và trả lời các câu hỏi từ truyền thông, cá nhân và các tổ chức khác, thường qua điện thoại và email.
  • Nghiên cứu, viết và phân phối thông cáo báo chí cho các phương tiện được nhắm mục tiêu.
  • Đối chiếu và phân tích phương tiện truyền thông.
  • Viết và chỉnh sửa tạp chí nội bộ, nghiên cứu điển hình, bài phát biểu, bài viết và báo cáo hàng năm.
  • Chuẩn bị và giám sát việc sản xuất tài liệu quảng cáo công khai, tờ rơi, tờ rơi thư trực tiếp, video quảng cáo, ảnh, phim và chương trình đa phương tiện.
  • Tạo ra và điều phối các cơ quan báo chí, truyền thông.
  • Tổ chức các sự kiện bao gồm họp báo, triển lãm, ngày mở và các tour báo chí.
  • Duy trì và cập nhật thông tin trên trang web của tổ chức.
  • Quản lý và cập nhật thông tin và tương tác với người dùng trên các trang mạng xã hội như Twitter và Facebook.
  • Tìm nguồn cung ứng và quản lý cơ hội nói và tài trợ.
  • Nghiên cứu thị trường.
  • Bồi dưỡng quan hệ cộng đồng thông qua các sự kiện như ngày mở cửa và thông qua sự tham gia trong các sáng kiến ​​cộng đồng.
  • Quản lý khủng hoảng.

PR kể chuyện tích cực và PR kiểm soát tiêu cực.

Tuỳ vào từng mục tiêu hay bối cảnh kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp mà các hoạt đông PR hay những gì PR phụ trách cũng sẽ rất khác nhau.

Có hai thái cực khác nhau về sứ mệnh của PR đó là PR theo hướng kể chuyện tích cực và PR theo hướng kiểm soát các tiêu cực có thể xảy ra.

PR kể chuyện tích cực là gì?

Nếu các tổ chức luôn tự tin và lạc quan về hình ảnh của họ trong mắt công chúng, họ có xu hướng làm PR theo hướng kể chuyện tích cực, nơi họ sẽ chủ yếu tập trung vào các hoạt động như xây dựng danh tiếng, khen ngợi thành tích hay sản phẩm một cách tích cực.

Bạn có thể nghĩ người làm PR như những người kể chuyện chuyên nghiệp, thay vì với những nhà quảng cáo, họ kể chuyện bằng các quảng cáo có trả phí trực tiếp, người làm PR kể những câu chuyện “không phải trả phí” hay thông qua các kênh nơi khách hàng hay công chúng chủ động nói về mình (tự nhiên).

PR kiểm soát tiêu cực là gì?

PR không chỉ được sử dụng để kể các câu chuyện tích cực hay theo hướng tích cực. Nó cũng được sử dụng để giảm thiểu bất kỳ thiệt hại nào có thể làm suy yếu danh tiếng của thương hiệu hay doanh nghiệp trong tương lai.

Nếu các cuộc thảo luận của công chúng xung quanh một thương hiệu hay doanh nghiệp cụ thể nào đó có cảm giác tiêu cực, đó có thể là do kết quả của những tin tức tiêu cực, công việc chính của các chuyên gia PR khi này là kiểm soát và hạn chế tiêu cực.

Một số nhiệm vụ của các chuyên gia PR khi kiểm soát tiêu cực có thể là:

  • Xây dựng các hoạt động truyền thông nhằm hạn chế và ngăn ngừa khủng hoảng.
  • Thực hiện các thông cáo báo chí hoặc các nội dung xin lỗi người dùng hoặc những bên liên quan có ảnh hưởng.
  • Chiến lược phục hồi danh tiếng.

Các bước chính cần làm để có một bản kế hoạch PR (PR Plan) toàn diện.

pr là gì
PR là gì? Tìm hiểu đầy đủ về một bản PR Plan

Trong khi PR rất cần thiết cho các doanh nghiệp, xây dựng một bản kế hoạch PR toàn diện sẽ giúp thương hiệu đi đúng hướng để tận dụng các vị thế thương hiệu và đạt được mục tiêu của mình.

Dưới đây là những gì bạn cần làm để xây dựng một bản kế hoạch PR hay PR Plan hoàn chỉnh cho doanh nghiệp.

Bước 1. Xác định mục tiêu của việc Quan hệ công chúng.

Mục tiêu của chiến lược PR cần phải được xác định trong những bước đầu tiên, hãy đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu và nhiệm vụ tổng thể của doanh nghiệp bạn.

Ví dụ, mục tiêu của bạn có thể là cải thiện hình ảnh thương hiệu hoặc tăng số người tham dự tại các sự kiện do doanh nghiệp của bạn tổ chức.

Bước 2. Xác định đối tượng mục tiêu chính.

Xác định nhóm công chúng bạn cần giao tiếp và gây ảnh hưởng với họ. Ai cần tham gia với doanh nghiệp của bạn? Bạn cần hỗ trợ ai?

Ai sẽ bị ảnh hưởng bởi các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp hay thương hiệu của bạn? Họ có thể được gì và mất gì từ các mối quan hệ với bạn.

Bước 3. Chiến lược cho từng mục tiêu.

Trong quá trình lập kế hoạch PR, bạn có thể có rất nhiều mục tiêu khác nhau, do đó, bạn cần chi tiết hoá các phương thức hay định hướng cụ thể bạn cần làm để đạt được các mục tiêu đó.

Các chiến lược ở đây bao gồm các phương thức giao tiếp, thông điệp được truyền tải, kênh phân phối nội dung và các hoạt động khác liên quan đến việc đạt được mục tiêu của bạn.

Bước 4. Xác định các chiến thuật.

Hãy xem xét đến cách bạn sẽ sử dụng các nguồn lực khác nhau để thực hiện các chiến lược của bạn và đạt được mục tiêu. Các chiến thuật PR là vũ khí giúp bạn nhanh chóng hoàn thành các mục tiêu lớn có trong chiến lược.

Bước 5. Thiết lập ngân sách.

Cần có một ngân sách cụ thể để bạn có thể triển khai, bao gồm chi phí thuê không gian, thời gian của nhân viên, phương tiện đi lại, hình ảnh, tài liệu, chi phí viết bài,…

Ngân sách cần được phân bổ sao cho hợp lý trong ngân sách Marketing của doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu và hiệu quả bỏ ra.

Bước 6. Kế hoạch hành động.

Kế hoạch hành động được xem là phần nội dung chính của các kế hoạch PR, bao gồm các hoạt động cụ thể theo chiến thuật và chiến lược cuối cùng.

Các hoạt động trong phần này của kế hoạch thường bao gồm các phương thức giao tiếp mà bạn sẽ sử dụng.

Bước 7. Đánh giá.

Hãy tự hỏi liệu bạn có đạt được mục tiêu của mình thông qua việc đo lường và quan sát trực tiếp hay không. Hãy cân nhắc những ý kiến ​​và phản hồi của công chúng vì những điều này sẽ cung cấp cho bạn một quan điểm khác về hiệu quả của các chiến lược của bạn.

Một số câu hỏi thường gặp xoay quanh chủ đề về PR hay Public Relations.

  • PR được viết tắt từ các chữ cái chính là gì?

PR là chữ viết tắt từ Public Relations và trong tiếng Việt có nghĩa là quan hệ công chúng.

  • PR là gì trong Marketing?

Vốn là một phần của Marketing, PR đề cập đến các hoạt động truyền thông và giao tiếp với công chúng (chẳng hạn như người tiêu dùng) thông qua chủ yếu là báo chí.

Mục tiêu chính của PR khi này là giúp xây dựng (và bảo vệ) hình ảnh của thương hiệu hay doanh nghiệp trong mắt công chúng (mục tiêu).

  • PR Online là gì?

PR Online có nghĩa là làm PR trên các kênh trực tuyến. Một trong những hoạt động phổ biến nhất của PR Online đó là đăng bài PR trên các trang báo chí hay giao tiếp với công chúng thông qua các nền tảng mạng xã hội.

Kết luận.

Mặc dù trong bối cảnh khi các yếu tố công nghệ và digital marketing đã làm lu mờ một phần vai trò của PR, tuy nhiên khi các yếu tố khủng hoảng hay hình ảnh thương hiệu dễ bị ảnh hưởng và lan rộng nhanh hơn trong các môi trường trực tuyến, đầu tư vào PR là một chiến lược thông minh trong bất cứ thời điểm nào cho dù thương hiệu đang tốt hay xấu.

Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ có những góc nhìn đúng đắn hơn về PR, vai trò của chúng, hiểu PR là gì và hơn thế nữa xem nó là một phần quan trọng trong các chiến lược Marketing tổng thể.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Hùng Lâm | MarketingTrips