4 kiểu truyền tải thông tin bạn nên biết trong giao tiếp và truyền thông

Sử dụng những hướng dẫn này để khiến bạn được lắng nghe hơn tại nơi làm việc, bất kể bạn đang nói chuyện với ai.

[Source illustration: Lidiia Moor/iStock]
Có bao giờ bạn đã rời khỏi một cuộc họp, một cuộc gọi hoặc một cuộc trao đổi với khách hàng và tự nghĩ: “Họ đang nói về cái quái gì vậy?”

Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là một trong những cách dễ nhất để làm giảm sự căng thẳng tại nơi làm việc, tăng năng suất và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp.

Nhưng đôi khi, đối phó với những phong cách giao tiếp khác với phong cách của bạn đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy áp lực vô cùng.

Tất cả chúng ta đều có lợi khi làm việc với nhiều người có nhiều ý kiến khác nhau. Nhưng để tận dụng mọi thứ họ cung cấp, chúng ta phải bắt đầu nói cùng một ngôn ngữ.

Dưới đây là những gì mà bạn có thể tham khảo.

Đâu là điểm nổi bật giữa các kiểu giao tiếp khác nhau đó?

Mặc dù các nghiên cứu cho thấy chúng ta đang dành tới 80% thời gian trong ngày làm việc cho các cuộc họp, nghe điện thoại và trả lời email, giao tiếp ở nơi làm việc không phải lúc nào cũng dễ dàng hay thú vị.

Trên thực tế, theo một bài đăng trên Harvard Business Review năm 2016 cho thấy có đến 69% các nhà quản lý nói rằng họ không thoải mái khi giao tiếp với nhân viên. (Và một con số cao hơn đáng kể trong chiều ngược lại.)

Phần lớn nỗi đau của các cuộc gặp gỡ hay giao tiếp tại nơi làm việc là do đối mặt với việc ‘giải mã’ các phong cách giao tiếp khác nhau của những người khác nhau.

Đối phó với những người nói khác với bạn là một điều hết sức căng thẳng. Nó không chỉ lãng phí thời gian mà còn khiến chúng ta cảm thấy khó chịu, tức giận và kiệt sức.

Vì vậy, làm thế nào để chúng ta có thể sắp xếp lại mớ hỗn độn của các phong cách giao tiếp hay truyền thông tại nơi làm việc?

Trong khi mọi người giao tiếp theo những cách khác nhau, hầu hết chúng ta rơi vào một số khó khăn khác nhau khi nói đến các phong cách giao tiếp ưa thích của mình.

Có một số phong cách giao tiếp cổ điển như: quyết đoán, hung hăng, bị động-hung hăng và bị động. Tuy nhiên, thường thì người khác không cho chúng ta biết nhiều về cách chúng ta nên giao tiếp với họ. Đặc biệt nếu bản thân chúng ta hoàn toàn khác với họ.

Một cách mới để bạn suy nghĩ về các phong cách giao tiếp tại nơi làm việc.

Một cách tiếp cận mới tốt hơn mà chúng ta có thể sử dụng là các phong cách giao tiếp được xác định bởi nhà huấn luyện lãnh đạo Mark Murphy với 4 kiểu giao tiếp hay truyền thông chính: Phân tích (Analytical), Trực giác (Intuitive), Chức năng (Functional) và Cá nhân (Personal).

Cách tiếp cận của Murphy tập trung vào những thông tin chính mà mỗi phong cách đang tìm kiếm trong một cuộc trò chuyện và cách bạn có thể giao tiếp tốt nhất với họ.

Như ông giải thích: “Không có phong cách giao tiếp nào là tốt hơn khi các phong cách giao tiếp tiếp xúc với nhau. Việc chọn sai phong cách giao tiếp cho một đối tượng cụ thể, cho dù đó là một người hay một nghìn người, sẽ khiến việc giao tiếp có nhiều rắc rối lớn.”

Học cách xây dựng sự linh hoạt xung quanh các phong cách ưa thích của bạn cho phép người khác có thể lắng nghe bạn, đó là điều quan trọng mà bạn cần trong giao tiếp.”

Sau đây là 4 kiểu giao tiếp chính bạn có thể tiếp cận:

Kiểu phân tích: Những người yêu thích dữ liệu và xác định các nhiệm vụ một cách rõ ràng.

Là một người giao tiếp theo kiểu phân tích, bạn là người yêu thích dữ liệu, những con số và cả những ngôn ngữ rất cụ thể.

Do đó, bạn thường cảnh giác với những người nói bằng kiểu ngôn ngữ mơ hồ với những ý tưởng bay bổng và bạn thường nhanh chóng bị kiệt sức khi các cuộc trò chuyện này chuyển từ hướng logic sang cảm xúc.

Một ví dụ mà Murphy đưa ra là khi bạn tham gia một cuộc họp và nghe nói rằng “doanh số bán hàng của chúng ta đang rất tích cực.” Theo ông, một nhà giao tiếp kiểu phân tích có thể sẽ nghĩ, “Tích cực nghĩa là gì? là 5,2% hay 8,9%? Hãy cho tôi một con số cụ thể!”

Một lợi thế rõ ràng của việc phân tích là giao tiếp chủ yếu theo hướng logic và không có yếu tố cảm xúc, điều này có thể thúc đẩy công việc trở nên hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, mặt trái của nó là có thể khiến bạn trở nên lạnh lùng và trầm trọng hơn là khi ai đó đang muốn nói về những thứ gì đó khác, ngoài các con số.

Cách làm việc với phong cách giao tiếp kiểu phân tích.

Hãy cố gắng:

  • Cung cấp trước càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt.
  • Đặt kỳ vọng hay mục tiêu rõ ràng.
  • Cho họ không gian để họ làm việc độc lập.

Hãy tránh:

  • Biến các cuộc trò chuyện mang nặng yếu tố cảm xúc (tức là tránh sử dụng các từ như: “Tôi nghĩ” hay “Tôi cảm thấy”…)

Kiểu trực giác: Những người suy nghĩ về những bức tranh lớn.

Những người giao tiếp theo kiểu trực giác là những người đứng ở phía đối diện với những người theo kiểu phân tích.

Thay vì đặt nặng yếu tố dữ liệu, chi tiết và các bước cụ thể, phong cách giao tiếp trực giác phát triển mạnh dựa trên các ý tưởng về các bức tranh lớn.

Với họ, việc đi sâu vào chi tiết không quan trọng. Thay vào đó, họ quan tâm hơn đến những cái nhìn tổng quan rộng rãi hơn, điều này cho phép họ trực tiếp bỏ qua những gì chi tiết hay cụ thể ở hiện tại để đi thẳng đến những điều quan trọng nhất.

Điều này có thể tuyệt vời nếu bạn đang ở trong một cuộc trò chuyện cần câu trả lời nhanh.

Hoặc nếu bạn đang tìm kiếm các phương pháp tiếp cận tối ưu hơn cho các vấn đề hiện tại.

Cách làm việc với phong cách giao tiếp kiểu trực giác:

Hãy cố gắng:

  • Bám sát vào chủ đề chính và giữ nó ở mức độ ưu tiên cao.
  • Hãy chuẩn bị để trả lời các câu hỏi tiếp theo.
  • Giữ thông tin chi tiết ở mức tối thiểu.

Hãy tránh:

  • Quá nhiều chi tiết (rõ ràng).
  • Thực hiện phương pháp tiếp cận một cách cá nhân.
  • Đưa ra những lời hứa quá lớn.

Kiểu chức năng: Đàm phán với mọi thứ từng bước một.

Là một người có phong cách giao tiếp chức năng, bạn yêu thích quá trình này.

Bạn yêu thích những hướng dẫn từng bước, cụ thể và chi tiết, tiến trình và kế hoạch được suy nghĩ một cách thấu đáo.

Khi nói chuyện với người khác, bạn muốn xem xét từng chi tiết từ đầu đến cuối để đảm bảo bạn đang không bỏ sót bất cứ sai lầm hay thiết sót nào.

Rõ ràng, ở nơi làm việc, một phong cách giao tiếp chức năng có thể mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích to lớn.

Đối với các nhà lãnh đạo hoặc quản lý dự án, việc biết tất cả các bước cần thiết trong quá trình thực thi đặt bạn vào vị trí để hướng dẫn và dẫn dắt.

Tuy nhiên, nó cũng có thể khiến bạn trở nên nhàm chán. Không có gì khiến đối tượng mục tiêu của bạn buồn ngủ hơn bằng việc liên tục tìm hiểu các vấn đề chi tiết.

Làm thế nào để làm việc với một phong cách giao tiếp kiểu chức năng:

Hãy cố gắng:

  • Thực hành “lắng nghe tích cực” bằng cách lặp lại những gì họ đã nói và đặt các câu hỏi tiếp theo.
  • Mong đợi họ hỏi chi tiết, ngay cả khi bạn chưa có đủ các câu trả lời cụ thể.

Hãy tránh:

  • Vội vàng để họ đi đến bước cuối cùng hoặc đưa ra quyết định.
  • Kỳ vọng họ sẽ ủng hộ một ý tưởng nào đó 100% (vì những lời phê bình hoặc phản hồi của họ thường sẽ nằm ở các bước chi tiết chứ không phải ở chiến lược tổng thể)

Kiểu cá nhân: Những mối quan hệ về việc trao đổi thông tin.

Cuối cùng, với kiểu giao tiếp cá nhân. Bạn coi trọng sự kết nối, các mối quan hệ và đặt ngôn ngữ tình cảm lên trên tất cả.

Khi bạn tìm hiểu kỹ một điều gì đó, bạn quan tâm nhiều (hoặc nhiều hơn) về việc người đó đang nói điều đó trong trạng thái như thế nào, họ có đang nói những gì mà họ muốn và thích được nói hay không.

Bạn là một người rất biết cách lắng nghe. Một nhà ngoại giao tài ba. Và thường có thể giúp giải quyết các vấn đề mà các phong cách giao tiếp cứng nhắc khác gây ra.

Bạn thường được coi là “chất keo” làm gắn kết mọi người lại với nhau. Bạn xây dựng các mối quan hệ bền chặt và xem giao tiếp là cơ hội để làm quen với mọi người hơn là chỉ để thực hiện một dự án hay công việc nào đó đơn thuần.

Cách làm việc với phong cách giao tiếp cá nhân:

Hãy cố gắng:

  • Giữ cho các cuộc trò chuyện nhẹ nhàng và bình thường.
  • Cảm thấy bình thường nếu họ hỏi điều gì đó mang tính cá nhân.
  • Theo dõi các chi tiết và thông tin quan trọng qua email sau cuộc họp (có thể họ sẽ không tập trung vào nó quá nhiều trong cuộc trò chuyện đầu tiên với bạn)

Hãy tránh:

  • Các cuộc trò chuyện chỉ có số liệu thống kê và dữ liệu.
  • Gây áp lực buộc họ phải đi sâu để tìm hiểu chi tiết hơn với bạn.

Khi việc giao tiếp (với đồng nghiệp hoặc cả khách hàng) của chúng ta đang quyết định nhiều thứ liên quan đến thành công, việc hiểu rõ các phong cách giao tiếp và được lắng nghe là điều hết sức quan trọng.

Mặc dù điều này không mấy dễ dàng. Nhưng bằng cách hiểu phong cách giao tiếp của chính mình và của những người xung quanh, chúng ta rõ ràng là sẽ có nhiều cơ hội hơn.

Bạn càng có thể nói cùng một ngôn ngữ với nhiều người, cho dù họ là ai, đang ở vị trí nào, thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và tốt đẹp hơn.

Tham gia Cộng đồng We’re Marketer để thảo luận các chủ đề về Marketing và Business tại: Link

Đan Linh | MarketingTrips